경기평택항만공사 기록물관리내규를 다음과 같이 개정한다.

제1장 총 칙

제1조(목적) 이 내규는 경기평택항만공사(이하 “공사”라 한다) 「공공기록물 관리에 관한 법률(이하 공공기록물법)」에 따른 공사 기록물관리에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(적용범위) 이 규정은 경기평택항만공사(이하 “공사”라 한다)에 적용되며 기록물 관리에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.

제3조(정의) 이 내규에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.

1. “기록물”이란 공사가 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물(行政博物)을 말한다.

2. “기록물관리”란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다.

3. “기록물관리부서”란 공사 내 기록물관리에 관한 사무를 총괄하는 부서를 말한다.

4. “처리부서”란 기록물을 생산 또는 접수하는 부서를 말한다.

5. “전자기록생산시스템”이라 함은 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정(이하 행정업무규정)」 제3조 제10호 내지 제12호까지의 규정에 따른 전자문서시스템을 말한다.

6. “기록물철”이라 함은 기록물관리의 기본단위로서 단위과제의 범위 안에서 관련 기록물을 편철한 1개 이상의 묶음을 말한다.

7. “비치기록물”이라 함은 카드·도면·대장 등과 같이 주로 사람·물품 또는 권리관계 등에 관한 사항의 관리나 확인 등에 수시로 사용되어 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」 제3조 제4호에 따라 처리부서에서 계속 비치·활용하여야 하는 기록물을 말한다.

8. “단위업무”라 함은 1인 도는 소수의 인원으로 구성된 팀에게 분장되는 수준의 업무 또는 사업으로서 직제 개정 등으로 업무가 변경되어도 2개 이상으로 분리하기 어려운 세분화된 업무 또는 사업단위를 말한다.

9. “기록물분류기준표”란 기록물의 체계적인 관리 및 업무 처리를 위해 단위과제 또는 단위업무별로 관리 기준을 제시한 표를 말한다.

제4조(임직원의 의무) 공사의 모든 임직원은 이 규정에서 정하는 바에 따라 기록물을 보호․관리할 의무를 갖는다.

제2장 기록관 구성 및 업무

제5조(소속 및 구성) ① 기록관은 기록물관리 총괄부서에 두고 기록물관리 총괄부서의 장이 기록관장이 된다.

② 기록과장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 “전문요원”)과 기록물의 정리」기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리 업무수행에 필요한 전담이력을 배치할 수 있다.

제6조(주요업무 및 부서별 기록물관리책임자) ① 기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.

1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립․시행

2. 공사 기록물 수집․관리 및 활용

3. 기록물분류기준표의 수립․관리

4. 기록물 생산현황 취합

5. 주요 회의록, 조사․연구․검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리

6. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리

7. 영구기록물관리기관으로의 기록물 이관

8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리

9. 공사 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류

10. 기록물 정수점검 및 실태조사

11. 기록관 및 서고․시설 장비 관리

12. 처리부서 기록물관리 지도․교육운영 계획의 수립 및 시행

13. 중요기록물의 재난대비 계획 수립

14. 공사 기록물의 검색․열람 제공

15. 그 밖에 기록물관리에 관한 사항

② 처리부서의 장은 부서 내 기록물관리책임자를 지정하여 다음 각 호의 업무를 수행하도록 한다.

1. 기록물 및 기록물 철의 등록․관리에 관한 사항

2. 처리부서별 기록물분류기준표의 관리에 관한 사항

3. 단위업무별 기록물 철 작성기준의 수립에 관한 사항

4. 기록물의 정리․보관 및 이관에 관한 사항

5. 간행물의 등록 및 관리에 관한 사항

6. 그 밖에 처리부서의 기록물 관리에 관한 사항

제7조(기록물의 전자적 생산․관리와 공개) 공사는 기록물이 전자적으로 생산․관리되도록 전자기록생산시스템, 기록관리시스템을 구축․운영하여야 하며, 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물을 전자적으로 관리하고 활용하기 위하여 기록물을 전자화계획을 수립․시행하여야 한다.

제3장 기록물의 생산과 등록

제8조(기록물의 생산원칙 및 기록관리 대상) ① 공사는 효율적이고 책임있는 업무수행을 위하여 업무의 입안단계부터 종결단계까지 업무수행의 모든 과정 및 결과가 기록물로 생산․관리될 수 있도록 업무과정에 기반한 기록물관리를 위하여 조치를 마련하여야 한다.

② 공사는 공식적으로 결재 또는 접수한 기록물을 포함하여 결재과정에서 발생한 수정내용 및 이력 정보, 업무수행과정의 보고사항, 검토사항 등을 기록물로 남겨 관리하여야 한다.

제9조(조사․연구 또는 검토 기록물의 생산) ① 공사는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항을 추진하는 과정에서 조사․연구 또는 검토한 내용 및 결과를 기록물로 생산․관리해야 한다.

1. 주요 정책의 결정 또는 변경

2. 대규모의 예산이 투입되는 주요 사업 또는 공사

3. 국제기구 또는 외국정부와 체결하는 주요 조약․협약․협정․의정서 등

4. 그 밖에 조사․연구 또는 검토한 내용 및 결과를 기록물로 생산할 필요가 있다고 인정하는 사항

② 제1항에 따라 생산․관리하는 기록물에는 다음 각 호의 사항이 포함되어야 한다.

1. 조사․연구 또는 검토 배경

2. 제안자 등 관련자의 소속․직급 및 성명

3. 사장 또는 관계기관의 지시․지침 또는 의견

4. 관련 현황과 검토내용

5. 각종 대안과 조치의견

6. 예상되는 효과 또는 결과의 분석 등

제10조(회의록의 작성․관리) ① 처리부서가 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 회의를 개최하는 경우에는 회의록을 작성하여야 한다.

1. 사장이 참석하는 회의

2. 개별법 또는 공사 사규에 따라 구성된 위원회 또는 심의회 등이 운영하는 회의

3. 그 밖에 회의록의 작성이 필요하다고 인정되는 주요 회의

② 제1항에 따른 회의록에는 회의의 명칭, 개최기관, 일시 및 장소, 참석자 및 배석자 명단, 진행 순서, 상정 안건, 발언 요지, 결정 사항 및 표결 내용에 관한 사항이 포함되어야 하며, 전자기록생산시스템을 통하여 회의록을 생산 또는 등록하여 관리해야 한다. 이 경우 제1항제1호부터 제3호까지, 제5호 또는 제6호에 해당하는 회의 중 영구기록물관리기관의 장이 지정하는 회의(이하 “지정회의”라 한다)는 회의록과 함께 속기록 또는 녹음기록 중 어느 하나를 생산해야 하며, 녹음기록의 경우에는 녹취록을 함께 생산해야 한다.

③ 회의록은 회의를 소집 또는 주관하는 부서에서 작성하여야 하며, 주관부서가 불분명한 경우에는 대상 회의의 참석자 중 회의 안건과 관련하여 업무의 연관성이 가장 높은 부서를 정하고, 해당 부서에서 작성하도록 한다.

제11조(시청각기록물의 생산) ① 처리부서는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항에 대하여 시청각기록물을 생산하여야 한다.

1. 사장 등 주요 직위자의 업무활동

2. 타 기관․단체, 외국 등과의 협약․협정․교류․계약 등의 추진과 관련된 공사의 주요활동 및 행사

3. 총사업비가 500억 이상이고 국가의 재정지원규모가 300억 이상인 대규모의 예산이 투입되는 주요 사업 또는 공사

4. 대규모의 토목․건축공사 등의 실제 본래의 모습을 찾기 어렵게 되거나 각종 형태의 구조물이 사료적 가치가 높아 시청각기록물로 그 모습을 보존할 필요가 있는 사항

5. 다수 국민의 관심사항이 되는 주요사건 또는 사고로서 사장이 시청각기록물의 작성․보존이 필요하다고 인정하는 사항

6. 그 밖에 시청각기록물의 생산이 필요하다고 인정되는 사항

② 제1항에 따른 시청각기록물은 전자기록생산시스템 또는 기록관리시스템을 통해 등록․관리함을 원칙으로 하며, 시행 전․시행 과정 및 시행 후의 주요상황을 체계적으로 파악할 수 있도록 생산하여야 한다.

제12조(기록물의 등록) ① 기록물을 생산 또는 접수한 때에는 처리부서별로 전자기록생산시스템에 등록하여 생산등록번호 또는 접수등록번호를 부여하고 이를 그 기록물에 표기하여야 한다. 다만, 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」 제3조제11호에 따른 업무관리시스템으로 생산된 행정정보 중 기록물의 특성상 등록번호를 부여할 수 없는 경우에는 해당 업무관리시스템으로 기록물의 고유한 식별번호를 부여하여 등록번호로 대체할 수 있다.

② 제1항에 따른 등록정보를 임의로 수정 또는 삭제되지 아니하도록 관리하여야 한다.

③ 제1항에 따른 등록번호는 각각 시스템 구분, 처리과 기관코드와 연도별 등록일련번호로 구성한다.

④ 제1항에 따른 생산등록번호 또는 접수등록번호를 부여하는 시점은 다음 각 호의 어느 하나에 의한다.

1. 결재권자가 결재하거나 보고받은 기록물에 대하여는 결재 또는 보고가 끝난 후 생산등록번호를 부여한다.

2. 사진․필름류의 시청각기록물에 대하여는 촬영물 중 보존대상 기록물로 적합한 작품을 선정한 후 생산등록번호를 부여한다.

3. 비디오․오디오류의 시청각기록물에 대하여는 촬영․녹화 또는 녹음된 기록물을 편집하여 기록물이 완성된 후 생산등록번호를 부여한다. 다만, 편집장비를 보유하지 않은 경우에는 편집되지 않은 상태의 기록물을 그대로 등록할 수 있다.

4. 접수기록물에 대하여는 접수와 동시에 접수등록번호를 부여한다.

⑤ 기록물의 본문과 첨부물의 규격차이가 심하거나 상호 다른 기록매체로 구성되어 있는 등, 첨부물을 본문과 분리하여 각각 관리할 필요가 있는 경우에는 첨부물을 별도로 등록하여야 한다. 이 경우 첨부물의 등록번호는 본문의 생산등록번호 또는 접수등록번호에 첨부일련번호를 추가한 번호로 구성한다.

제4장 기록물의 분류․편철

제13조(기록물의 분류) ① 공사는 기록물분류기준표에 따라 처리부서별․단위업무별로 해당 기록물을 분류하여 관리하여야 한다.

② 제1항에 따른 기록물분류기준표의 관리항목은 업무설명, 보존기간 및 보존기간 책정사유, 비치기록물 해당 여부, 보존장소, 보존방법, 공개여부 및 접근권한 등의 관리기준을 포함하여야 한다. 기록물분류기준표는 기록관리시스템으로 생성․관리하여야 한다.

③ 기록물의 분류 및 편철은 등록과 동시에 실시하여야 한다.

④ 공사는 업무수행과정이 반영되도록 단위업무의 범위 안에서 1개 이상의 기록물철을 만들어 해당 기록물을 편철하여야 하며, 처리부서의 장은 단위업무별 기록물철 작성기준을 정하여 기록물이 체계적으로 편철․관리되게 하여야 한다.

⑤ 제3항에 따라 기록물철을 작성한 경우에는 전자기록생산시스템으로 기록물철 분류번호를 부여하고 그 기록물철에 이를 표기하여야 한다.

⑥ 전자적 형태로 생산되지 않은 기록물철을 신규로 작성한 경우에는 전자기록생산시스템으로부터 별표 1의 기록물철 표지를 전산으로 출력하여 그 기록물철의 표지로 사용하여야 한다.

⑦ 기록물철의 등록정보를 수정하고자 하는 경우에는 기록물관리책임자의 확인 하에 조치할 수 있으며, 수정일자, 수정내용 및 수정사유 등을 전자적으로 관리하여야 한다.

⑧ 공사는 행정정보 데이터세트에 영구기록물관리기관의 장이 정하는 바에 따라 관리기준표를 작성․운영하여야 하며, 관리기관정보, 법령정보, 시스템 정보, 데이터정보, 업무정보 및 기록관리정보를 포함해야 한다.

제14조(기록물의 편철) ① 기록물은 사안별로 기록물철을 만들어 해당 기록물을 편철하여야 한다. 다만, 전자기록물은 전자기록생산시스템 내 기록물철을 생성하여 편철한다.

② 기록물의 형태에 따른 편철은 다음 각 호의 구분에 따른다.

1. 일반문서류의 편철 및 관리

가. 처리부서에서 업무가 진행중에 있거나 또는 업무에 활용중인 일반문서류는 별표 2의 규격에 따른 진행문서파일에 발생순서 또는 논리적 순서에 따라 끼워 넣어 관리한다.

나. 편철시 기록물철의 맨 위에는 별표 1의 기록물철 표지를 놓고, 그 다음에는 별지 제1호서식의 색인목록을 놓은 다음 문서를 순서대로 배열하는 방법으로 편철한다.

다. 일반문서류의 기록물철당 편철량은 100매 이내로 함을 원칙으로 하되, 편철하여야 할 기록물의 양이 지나치게 많은 경우에는 2권 이상으로 나누어 편철하고, 각 기록물철에는 동일한 제목과 분류번호를 부여하고 괄호 안에 권 호수만 다르게 표시하여야 한다.

다. 처리완결된 일반문서류는 진행문서파일에서 분리하여 별표 2의 보존용 표지를 추가로 씌워 편철용 클립 또는 집게로 고정시킨 후 별표 3의 규격에 따른 보존상자에 단위업무별로 넣어 관리한다.

라. 보존상자의 측면에는 별표 4의 보존상자 표지를 붙여야 한다

2. 카드류의 편철 및 관리

가. 카드류는 처리부서에서 비치활용기간이 종료될 때까지 편철하지 않은 상태로 카드보관함에 넣어 관리한다.

나. 처리부서에서 비치활용이 끝난 카드류는 별표 5의 카드류 보존봉투에 넣어 편철한 후 이를 보존상자에 넣어 관리한다.

3. 도면류의 편철 및 관리

가. 도면류는 기록물철 단위로 별표 6의 도면류 보존봉투에 편 상태로 넣어 관리한다.

나. 편철된 도면류의 보존봉투는 도면보관함에 편 상태로 눕혀서 관리한다.

4. 사진․필름류의 편철 및 관리: 사진ㆍ필름류는 기록물철 단위로 그 사진ㆍ필름의 규격에 적합한 별표 6의 사진ㆍ필름류 보존봉투에 넣어 편철한 후 보존상자에 넣어 관리한다.

5. 특수규격 기록물의 편철: 카드, 도면, 도서, 대장, 시청각기록물, 행정박물 등의 특수규격의 기록물은 제1호, 제2호, 제3호, 제4호의 규정에도 불구하고 따로 편철할 수 있으며, 이 경우 기록물 철 단위로 해당 기록물의 규격에 적합한 보존봉투에 넣어 편철한 후 보존상자에 넣어 관리한다.

제5장 기록물의 정리․이관․보존

제15조(기록물의 정리) ① 처리부서의 장은 전년도에 생산을 완결한 기록물을 매년 2월말까지 공개여부․접근권한 재분류, 분류․편철 확정 등을 해야 한다.

② 제1항에 따른 기록물 정리 결과는 기록물 및 기록물 철 등록정보에 반영하여야 한다.

제16조(기록물의 이관) ① 처리부서의 장은 생산 완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 내에서 별지 제2호서식의 기록물 이관목록을 작성하여 기록관으로 이관한다.

② 다만, 제1항에도 불구하고 업무에 수시로 참고할 필요가 있는 경우에는 별지 제3호 서식의 이관연기 신청서를 작성한 후 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 내에서 기록물의 이관시기를 연장할 수 있다.

③ 처리부서의 장은 제1항의 규정에 따라 기록물을 이관하는 경우에는 기록물을 보존기간별로 구분하여 보존 상자에 넣은 후 이관하여야 한다.

④ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에는 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서간에 기록물 인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다.

⑤ 비밀기록물의 원본에 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사유가 발생한 경우에는 사유발생일이 속하는 해의 다음 연도 중에 당해 기록물을 기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 업무활용 및 그 밖의 부득이한 사유로 이관이 곤란하다고 인정되는 비밀기록물의 원본은 기록관장과 협의하여 이관시기를 연장할 수 있다.

1. 일반문서로 재부류한 경우

2. 예고문에 따라 비밀보호기간이 만료된 경우

3. 생산 후 30년이 지난 경우

제17조(보존기간) ① 기록물의 보존기간은 영구, 준영구, 30년, 10년, 5년, 3년, 1년으로 구분하며, 보존기간별 책정기준은 별표 7과 같다.

② 기록물의 보존기간은 기록물분류기준표에 정한 보존기간을 기준으로 정한다.

③ 보존기간의 기산일은 해당 기록물의 처리가 완결된 날이 속하느 다음연도의 1월 1일로 한다. 다만, 여러 해에 결쳐서 진행되는 경우에는 해당 과제가 종결된 날이 속하는 다음 연도의 1월 1일부터 보존기간을 기산한다.

제18조(중요 기록물의 이중보존) 영구보존으로 분류된 기록물 중 중요한 기록물은 복제본을 제작하여 보존하거나 보존매체에 수록하는 등의 방법으로 이중보존할 수 있다.

제19조(간행물의 관리) ① 공사는 간행물을 발간하려면 관한 영구기록물관리기관으로부터 발간등록번호를 부여받아야 한다.

② 발간하는 간행물에 제1항에 따른 발간등록번호를 표기하여야 하며, 간행물을 발간하였을 때에느 지체 없이 그 간행물 3부를 각각 소속기관의 기록관 및 관할 영구기록물관리기관에 송부하여 보존․활용되도록 하여야 한다.

제20조(폐지부서의 기록물관리) 사장은 공사 내 운영된 부서가 폐지되고 업무를 승계하는 부서가 없는 경우에는 모든 기록물을 지체없이 그 기관의 기록관으로 이관하여야 한다.

제21조(기록물의 공개여부) 기록물은 기록물 등록 시 건단위로 “공개”, “부분공개”, “비공개” 중 하나를 선택하여 공개여부를 구분하여 표시하고, 기록물등록정보로 관리되도록 하여야 한다.

제6장 기록물평가심의회

제22조(기록물의 평가 및 폐기) ① 기록물관리부서의 장은 보존중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물에 대하여 생산부서 의견조회, 기록물관리 전문요원의 심사, 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 처리해야 한다.

② 처리부서에서는 모든 기록물을 일체 폐기할 수 없으며, 기록물의 평가 및 폐기는 기록물관리 전문요원이 소속된 부서에서 진행하여야 한다.

③ 처리부서의 장은 보존기간이 경과한 기록물에 대하여 별지 제4호 서식의 기록물평가심의서를 작성하고 담당자의 의견을 기재하여 기록물관리부서의 장에게 제출하여야 하며, 전문요원은 자체 심사 후, 기록물평가심의회 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여야 한다.

제23조(기록물평가심의회 구성 및 임기) ① 사장은 기록물의 평가 및 폐기를 위하여 민간전문가를 포함한 기록물평가심의회(이하 심의회)를 구성․운영하여야 한다.

② 심의회는 위원장 1인을 포함하여 내부위원 3인과 민간전문가 2인으로 구성하며, 위원장은 내부위원과 민간전문가 중 사장이 임명한다.

③ 간사는 기록물관리 전문요원 또는 기록물관리담당자로 하며, 민간전문가는 기록물의 행정적․역사적․사료적 가치 평가에 적합하다고 인정되는 자로 위촉한다.

④ 심의회 위원의 임기는 다음 각 호에 의한다.

1. 내부위원 : 그 직위에 재직하는 기간

2. 외부위원 : 2년으로 하고, 연임할 수 있다.

제24조(심의회 기능) 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의․의결한다.

1. 보존기간이 끝난 기록물의 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기

2. 보존 기록물에 대한 보존기간의 조정

3. 그 밖에 기록물의 평가․폐기 및 보존관리에 대하여 필요한 사항

제25조(소집 및 의결) ① 심의회는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 이를 소집한다.

② 심의회는 대면심의를 원칙으로 하되, 부득이한 경우에는 서면심의로 갈음할 수 있다.

③ 심의회는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결하며, 별지 제5호 서식의 심의회 회의록을 작성․관리하여야 한다.

제26조(수당) 심의회의 회의에 참석한 민간위원에 대하여 공사 「회의 참석수당등 지급지침」예산의 범위 안에서 회의참석수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

제27조(위원의 의무) ① 심의회 위원은 기록물평가 심의에 성실히 임하여야 하며, 업무상 취득한 정보 및 자료에 대한 보안의무를 준수하여야 한다.

② 심의회 위원은 별지 제6호 서식의 기록물평가심의 서약서를 작성하여 위원장에게 제출하여야 한다.

③ 위원은 심의 종료 후 별지 제7호 서식의 기록물평가심의 서면의견서로 대체하여 의견을 제출할 수 있다.

제7장 기록물의 열람 및 대출

제28조(열람 및 이용시간) 기록관은 열람시간은 당일 근무시간으로 한다. 다만, 기록물관리부서의 장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장․단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

제29조(열람․복사 및 대출의 자격) ① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.

1. 공사의 임직원

2. 공사의 임직원 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자

② 기록물을 열람․복사, 대출 하고자 할 때에는 별지 제9호 서식을 작성하여야 한다.

③ 제1항 제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지하고, 필요한 경우 복사하게 할 수 있다.

제30조(열람․복사 시 준수사항) ① 기록물을 열람․복사하고자 하는 자는 공사의 서고 안에서 하여야 하며, 다음 각 호의 행위를 하여서는 아니 된다.

1. 기록물의 훼손․오손(汚損) 또는 파기

2. 열람실 밖으로의 무단 반출

3. 복사기 등 보존서고 시설․장비의 훼손 또는 파괴

4. 열람실 내로의 음식물 등 반입 행위

5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위

② 기록물을 열람․복사하고자 하는 자는 열람업무 담당자의 지시에 따라야 한다.

③ 보존기록물을 열람․복사하고자 하는 자는 별지 제9호의 기록물 열람․복사신청서를 작성하고 보존서고 안에서 열람․복사하여야 한다.

제30조(열람․복사 시 준수사항) ① 기록물의 대출은 근무시간 내에 신청하여야 한다.

② 기록물의 대출기간은 14일 이내로 하되, 기록물관리부서장의 허가를 얻어 1회에 한하여 연장할 수 있다.

③ 제2항에도 불구하고, 기록물관리부서장의 승인으로 기록물의 보존 상태나 특성에 따라 대출의 범위와 기간을 달리할 수 있다.

제31조(반납 시 준수사항) ① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 김지할 수 있다.

② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출기록물을 반납하여야 한다.

1. 휴직, 정직, 퇴직, 타 부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장 시

2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

③ 기록물을 대출한 이후 반납하는 경우 기록물 관리 담당은 별지 제10호 서식을 작성․관리하여야 한다.

제32조(대출 기록물 전대 금지) 누구든지 대출한 기록물을 타인이나 다른 기관에 전대(轉貸)할 수 없다.

제33조(기록물관리 실태점검 및 교육) ① 기록물관리부서의 장은 공사 내 기록물관리 실태를 연 1회 이상 점검을 실시할 수 있다.

② 기록물관리부서의 장은 기록물의 효율적인 관리를 위하여 각 부서의 기록물관리책임자 또는 그 밖의 임직원을 대상으로 교육을 실시 할 수 있다.

③ 기록물관리부서의 장은 제1항에 따른 기록물관리 실태 지도점검과 평가에 필요한 자료의 제출을 처리부서의 장에게 요청할 수 있다.

제34조(세부사항) 이 내규의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록물관리부서의 장이 따로 정할 수 있다.

부 칙

제1조(시행일) 이 내규는 2026년 7월 1일부터 시행한다.

[별표 1] 제14조의 제2항 제1호

기록물철 표지

비고 : A4 외의 규격의 진행문서파일은 동일 비율로 축소 또는 확대한 규격을 만들어 사용할 수 있음.

[별표 2] 제14조의 제2항 제1호

보존용 표지

210m×297m(중성지-무늬지 200g/㎡)

(보존용지 1, 2종 70g/m^​2​)

비 고 : A4 외의 규격의 진행문서파일은 동일 비율로 축소 또는 확대한 규격을 만들어 사용할 수 있음.

[별표 3] 제14조의 제2항 제1호

보존상자의 규격

(중성판지 800g/m2이상, 두께 1㎜ 이상)

비 고 : A4 외의 규격의 진행문서파일은 동일 비율로 축소 또는 확대한 규격을 만들어 사용할 수 있음.

[별표 4] 제14조의 제2항 제1호

보존상자 표지

[별표 5] 제14조의 제2항 제2호

카드류 보존봉투

비 고 : A4외 규격의 진행문서파일은 동일 비율로 축소 또는 확대한 규격을

만들어 사용할 수 있음.

[별표 6] 제14조의 제2항 제3호

도면류 보존봉투

[참조] ① 무명실이 부착된 고정고리

② 중성용지 200g/m2의 덮개

③ 이동용 종이 손잡이

비고 : A4 외의 규격의 보존봉투는 동일 비율로 축소 또는 확대한 규격을 만들어 사용할 수 있음.

[별표 6] 제14조의 제2항 제4호

사진․필름류 보존봉투

② (중성지 150g/㎡)

사진․필름크기별 봉투 규격 [ 단위 : cm ]

[별표 6] 제17조의 제1항

기록물의 보존기간별 책정 기준

[별지 1] 제14조의 제2항 제1호

색 인 목 록

1. 일반문서류

기록물철 제목

분류번호 : (생산연도 : )

2. 도면․카드류

도면․카드 종류명

분류번호 : (생산연도 : )

3. 시청각기록물(사진․필름류)

기록물철 제목

분류번호 : (생산연도 : )

4. 시청각기록물(오디오․영화․비디오류)

기록물철 제목

분류번호 : (생산연도 : )

[별지 2] 제16조의 제1항

이 관 목 록

1. 기록물철단위로 이관하는 기록물

기관명(처리과기관코드) : 인계자 직급 및 성명 :

이 관 연 도 : 인수자 직급 및 성명 :

2. 개별관리기록물(건)단위로 이관하는 기록물

기관명(처리과기관코드) : 인계자 직급 및 성명 :

이 관 연 도 : 인수자 직급 및 성명 :

* 종이기록물의 경우에만 기재

[별지 3] 제16조의 제1항

기록물이관시기 연장신청서

1. 기록물철의 이관을 연기하는 경우

기관명(처리부서기관코드):

2. 개별관리기록물의 이관을 연기하는 경우

기관명(처리부서기관코드):

[별지 4] 제22조의 제3항

기록물평가심의서

[별지 5] 제25조의 제3항

기록물평가심의회 대면 회의록

기록물평가심의회 서면 회의록

[별지 6] 제27조의 제2항

기록물평가심의 서약서

본인은 경기평택항만공사 기록물평가심의회의 심의위원으로서 정해진 기준과 절차에 따라 기록물 평가를 수행할 것을 서약합니다.

1. 본인은 경기평택항만공사 기록물 평가심의에 있어 공정하고 객관적으로 평가하고 심의 할 것을 서약합니다.

2. 본인은 기록물 평가심의 과정에서 취득한 정보 및 관련 자료를 타인에게 누설 또는 유출하지 않으며, 이에 관여한 경우에는 관련 법규에 따라 처벌 받을 것을 서약합니다.

3. 본인은 기록물평가심의 과정에서 직무상 취득한 정보의 보안의무 및 관련 법규를 준수할 것을 서약합니다.

년 월 일

서 약 자

소 속 :

직위(급) :

성 명 : (서명 또는 인)

[별지 7] 제27조의 제3항

기록물평가심의 서면의견서

본인은 아래와 같은 사유로 심의회 개최에 불참하게 되었기에 「기록물평가심의서」를 검토하고 서면으로 의견을 제출합니다.

[별지 8] 제27조의 제3항

기록물평가심의회 의결서

위와 같이 심의 의결함.

년 월 일

경기평택항만공사 귀중

[별지 9] 제29조의 제2항

기록물(□ 열람 □ 복사 □ 대출) 신청서

[별지 10] 제31조의 제3항

기록물 반납 대장