제정 2002. 3. 27

개정 2005. 12. 27

개정 2006. 7. 25

개정 2022. 4. 20

제 1 장 총 칙

제1조(목적) 이 규정은 경기평택항만공사(이하󰡒공사“라 한다)의 사무관리에 관한 사항을 규정함으로써 사무의 간소화, 표준화, 과학화 및 정보화를 기하여 사무의 능률을 높임을 목적으로 한다.<2006.7.25개정>

제2조(적용범위) 공사의 사무관리에 관하여는 다른 법령에 특별한 규정 이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.

제3조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. “기록물”이라 함은 공사의 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 형태의 기록정보자료를 말한다.<2006.7.25 개정>

2.“기록물관리부서”라 함은 공사 내의 기록물의 수발사무 등 기록물에 관한 사무를 주관하는 부서를 말한다.<2006.7.25 개정>

3.“처리부서”라 함은 사무처리를 주관하는 부서를 말한다.

4.“기록물관리”라 함은 기록물의 수집·보존·활용 및 이에 부수되는 제반활동을 말한다.<2006.7.25 개정>

5.“전자문서”라 함은 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성, 송·수신 또는 저장된 문서를 말한다.<2006.7.25 신설>

6.“서명”이라 함은 기안자·검토자·협조자·결재권자 또는 발신명의인이 문서(전자문서를 제외한다)에 자기의 성명을 다른 사람이 알아볼 수 있도록 한글로 표시하는 것을 말한다.<2006.7.25 신설>

6의2.“전자문서서명”이라 함은 기안자·검토자·협조자·결재권자 또는 발신명의인의 전자문서상에 전자적 결합으로 자동생성된 자기이 성명을 전자적인 문자형태로 표시하는 것을 말한다.<2006.7.25 신설>

7.“전자이미지서명”이라 함은 전자문서의 기안자·검토자·협조자·결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 표시한 서명을 말한다.<2006.7.25 신설>

8.“전자이미지직인”이라 함은 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 사용되는 직인을 말한다.<2006.7.25 신설>

9.“전자문서시스템”이라 함은 문서의 기안·검토·협조·결재·등록·시행·분류·편철·보관·보존·이관·접수·배부·공람·검색·활용 등 문서의 모든 처리절차가 전자적으로 처리되는 시스템을 말한다.<2006.7.25 신설>

10.“정보통신망”이라 함은 전기통신설비를 활용하거나 전기통신설비와 컴퓨터 및 컴퓨터의 이용기술을 활용하여 정보를 수집·가공·저장·검색·송신 또는 수신하는 정보통신체제를 말한다.<2006.7.25 신설>

제4조(사무관리의 원칙) 공사내의 사무는 용이성, 정확성, 신속성 및 경제성이 확보될 수 있도록 관리하여야 한다.

제5조(사무의 분장) 각 처리부서의 장은 사무의 능률적 처리와 책임소 재의 명확을 기하기 위하여 소관사무를 단위업무별로 분장하되 소속 직원간의 업무량이 균형되게 하여야 한다.

제6조(사무의 인계, 인수) 직원이 전보 또는 사무분장의 조정등의 사유로 사무의 인계, 인수하는 때에는 담당업무에 관한 진행상황, 관계문서, 자료 기타 업무와 관련되는 사항을 구체적으로 명확하게 인계, 인수하고 그 결과를 직근 감독자에게 보고하여야 한다.

제2장 문서관리

제1절 일반사항

제7조(문서의 종류) 문서는 다음과 같이 규정문서, 지시문서, 공고문서, 비치문서 및 일반문서로 나눈다.

1. 규정문서는 정관, 규정, 내규 등에 관한 문서를 말한다.

2. 지시문서는 지시, 명령등을 각부서 또는 소속직원에 대하여 일정 한 사항을 지시하는 문서를 말한다.

3. 공고문서는 공고, 광고등 공사가 일정한 사항을 일반에게 알리기 위한 문서를 말한다.

4. 비침문서는 비치대장, 비치카드 등 공사가 일정한 사항을 기록하 여 공사내부에 비치하면서 업무에 활용하는 문서를 말한다.

5. 일반문서는 제1호 내지 제4호에 속하지 아니하는 모든 문서를 말 한다.

제8조(문서의 성립 및 효력발생) ①문서는 다른 규정에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 당해 문서에 대한 결재가(전자이미지서명에 의한 결재를 포함한다.) 있음으로써 성립한다.<2006.7.25개정>

②문서는 다른규정에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 수신자 에게 도달(전자문서는 수신자의 컴퓨터화일에 기록되는 것을 말한다)됨으로써 그 효력을 발생한다. 다만, 공고문서의 경우에는 다른 규정에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 그 공고가 있은 후 5일이 경과한 날부터 효력을 발생한다.<2006.7.25개정>

③민원문서를 정보통신망을 이용하여 접수ㆍ처리한 경우에는 당해 민원사항을 규정한 법령에서 정한 절차에 따라 접수ㆍ처리한 것으로 본다.

<2006.7.25 신설)

제9조(문서의 발신원칙) 문서는 특별한 경우를 제외하고는 우편으로 발신한다.

제2절 문서의 작성, 처리 및 통제

제10조(문서작성의 일반사항) ①문서는 쉽고 간명하게 한글로 작성하 되, 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 한글맞춤법에 따라 가로 로 쓴다.

②문서에 쓰는 숫자는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 아라 비아 숫자로 한다.

③문서에 쓰는 날짜의 표기는 숫자로 하되, 연․월․일의 글자는 생 략하고, 그 자리에 온점을 찍어 표시하며, 시․분의 표기는 24시간 제에 따라 숫자로 하되, 시분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점을 찍어 구분한다. 다만, 특별한 사유로 인하여 다른 방법으로 표시할 필요가 있는 경우에는 그러하지 아니한다.

④문서의 작성에 쓰이는 용지의 크기는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 가로 210밀리미터, 세로 297밀리미터로 한다.

제10조의 2(문서의 전자적 처리) ①사장은 문서의 기안ㆍ검토ㆍ협조ㆍ결재ㆍ등록ㆍ시행ㆍ분류ㆍ편철ㆍ보관ㆍ보존ㆍ이관ㆍ접수ㆍ배부ㆍ공람ㆍ검색ㆍ활용 등 문서의 모든 처리절차가 전자시스템상에서 전자적으로 처리되도록 하여야 한다.<2006.7.25 신설>

제11조(문서의 수정) 문서의 일부분을 삭제하거나 수정한 때에는 내규가 정하는 바에 따라 삭제하거나 수정한 곳에 서명 또는 날인하여야 한다.다만, 전자문서를 본문의 규정에 따라 수정할 수 없을 경우에는 수정한 내용대로 재작성하여 결재를 받아 시행하되, 수정전의 전자문서는 기안자ㆍ검토자 또는 결재권자가 보존할 필요가 있다고 인정하는 경우에는 이를 보존하여야 한다.<2006.7.25 개정>

제12조(문서의 간인) ①다음 각호의 1에 해당하는 2장 이상으로 이루어지는 문서에는 간인하여야 한다.

1. 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 문서

2. 사실 또는 법률관계의 증명에 관계되는 문서

3. 허가, 인가 및 등록등에 관계되 문서

②전자문서의 간인은 면표시 또는 발급번호 기재등의 방법으로 할 수 있다.<2006.7.25 신설>

제13조(발신명의) ①문서의 발신명의는 사장으로 한다. 다만, 공사내의 부서 상호간에 발신하는 문서는 당해 부서장의 명의로 한다.

②내부결재문서는 발신명의를 표시하지 아니한다.<2006.7.25 신설>

제14조(문서의 기안) ①문서의 기안은 전자문서로 함을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 성격 기타 특별한 사정이 있는 경우에는 그러하지 아니한다.<2006.7.25 개정>

②문서의 기안은 내규가 정하는 기안문서(이하“기안문”이라 한다)로 하여야 한다. 다만, 관계서식이 따로 있는 경우에는 그 내용을 관계서식에 기입하는 방법으로 할 수 있다.<2006.7.25 개정>

③ 기안문에는 행정자치부령이 정하는 바에 따라 발의자(기안하도록 지시한 자를 말하며, 기안자가 스스로 입안한 경우에는 기안자를 말한다)와 보고자(결재권자에게 직접 보고하는 자를 말한다)를 알 수 있도록 표시하여야 한다. 다만, 다음 각호의 문서는 이를 생략할 수 있다.

1.검토 및 결정을 요하지 아니하는 문서

2.제증명 발급, 회의록 기타 단순사실을 기록한 문서

3.일상적·반복적인 업무로서 경미한 사항에 관한 문서<2006.7.25신설>

제15조(검토 및 협조) ①기안문은 결재권자의 결재를 받기전에 보조자 검토를 받아야 한다. 다만, 보조자의 출장 등의 사유로 검토를 받을 수 없는 등 부득이한 경우에는 이를 생략할 수 있으며, 이 경우 검토자의 서명란에 출장 등의 사유로 명시하여야 한다.<2006.7.25 개정>

②문서의 내용이 공사내의 다른 부서의 업무와 관련이 있는 때에는

그 부서의 협조를 받아야 한다.

③제1항 및 제2항의 규정에 의하여 기안문을 검토 또는 협조함에 있어서 그 내용과 다른 의견이 있는 때에는 당해 문서 또는 별지에 그 의견을 표시하여야 한다.

제16조(결재) ①문서는 사장의 결재를 받아야 한다. 다만, 단위부서 명 의로 발신하는 문서는 그 부서장의 결재를 받아야 한다.

②사장은 사무의 내용에 따라 그 보조자로 하여금 위임전결하게 할 수 있으며, 그 위임 전결사항은 사장이 내규로 정한다.

③결재권자가 휴가, 출장 기타의 사유로 상당기간 부재중이거나 긴 급한 문서의 경우에 결재권자의 사정에 의하여 결재를 받을 수 없 을 때에는 그 직무를 대리하는 자가 대결 할 수 있다. 내용이 중요 한 문서에 대하여는 결재권자에게 사후보고 하여야 한다.

제17조(발신방법의 지정) 결재권자가 전신에 의하여 시행할 문서에 결 재를 함에 있어서 그 내용이 비밀사항이거나 비밀사항이 아니라도 누설되는 경우 공사, 국가 및 공공을 해할 우려가 있는 사항은 그 발 신방법을 암호 또는 음어로 지정하여야 한다.

제18조(시행문서의 작성) 결재를 받은 문서중 발신을 하여야 할 문서에대하여는 내규가 정하는 바에 따라 수신자별로 시행문서(이하“시 행문”이라 한다)를 작성하여야 한다. 다만, 전신, 전신타자, 전화 또는 전산망으로 발신하는 문서에 대하여는 시행문을 작성하지 아 니한다.

제19조(문서심사자) 삭제<2006.7.25 삭제>

제20조(문서의 심사) 삭제<2006.7.25 삭제>

제21조(직인날인 및 서명)①사장의 명의로 발신하는 문서의 시행문과 임용장, 사장 및 각종 증명서에 속하는 문서에는 직인(전자이미지직인을 포함한다.)을 찍고, 단위 부서의 명의로 발신하는 문서의 시행문에는 서명을 한다. 다만, 전신, 전신타자, 전화 또는 전산망으로 발신하는 문서에는 직인을 찍지 아니하며, 경미한 내용의 문서에는 내규가 정하는 바에 따라 직인을 찍는 것을 생략 할 수 있다.<2006.7.25개정>

②직인을 찍어야 할 문서로서 다수의 수신자에게 동시에 발신 또는 교부하는 문서에는 직인, 날인을 갈음하여 직인의 인영을 인쇄하여 사용할 수 있다.

제22조(문서의 발송) ①시행문은 처리과에서 발송하되, 종이문서인 경우에는 이를 복사하여 발송하고, 전자문서인 경우에는 전자문서시스템상에서 발송하여야 한다.<2006.7.25 개정>

②문서는 정보통신망을 이용하여 발신함을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 성격 기타 특별한 사정이 있는 경우에는 인편ㆍ우편ㆍ모사전송ㆍ전신ㆍ전신타자ㆍ전화 등의 방법으로 발신할 수 있으며, 내용이 중요한 문서는 인편ㆍ등기우편 기타 발송사실을 증명할 수 있는 특별한 방법으로 발송하여야 한다.<2006.7.25 개정>

③제1항의 규정에 불구하고 전자문서는 공사의 홈페이지 또는 공사 담당자의 공식 전자우편주소를 이용하여 행정기관외의 자에게 발송할 수 있다.<2006.7.25 개정>

제23조(문서의 접수, 처리)① 문서는 처리부서에서 접수하여야하며, 기록물관리부서에서 직접 받은 문서는 기록물관리내규 별지 제2호 서식의 기록물배부대장에 기록한 후 지체 없이 처리부서에 이를 배부하여 접수하게 하여야 한다.<2006.7.25 개정>

② 접수된 문서에는 별표3의 접수인을 찍고, 기록물관리내규 별지 제1호 서식의 기록물등록대장에 접수등록번호와 접수일시를 기재하여야 하며, 전자문서인 경우에는 그 접수등록번호와 접수일시가 자동으로 표시되도록 하여야 한다. 다만, 제1항의 규정에 의하여 기록물관리부서에서 직접 받은 문서는 기록물관리부서가 접수일시를 기재하여 이를 처리부서로 보낸다.<2006.7.25. 개정>

③처리부서의 문서수발을 담당하는 자는 접수된 문서를 처리담당자에게 인계하고, 처리담당자는 공람할 자의 범위를 정하여 그 문서를 공람하게 할 수 있다. 다만, 전자문서인 경우에는 공람하였다는 기록이 전자문서시스템상에서 자동으로 표시되도록 하여야 한다.<2006.7.25 개정>

④제3항의 규정에 의한 공람을 하는 결재권자는 문서의 처리기한 및 처리방법을 지시할 수 있으며, 필요하다고 인정하는 때에는 그 처리담당자를 따로 지정할 수 있다.<2006.7.25 개정>

⑤사장은 정보통신망을 이용하여 공사외의 자로부터 문서를 접수할 수 있도록 필요한 조치를 할 수 있으며, 정보통신망을 이용하여 접수된 문서는 제1항 내지 제4항의 규정에 의하여 처리하여야 한다. 다만, 발신자의 주소·성명 등이 불분명한 경우에는 접수하지 아니할 수 있다.<2006.7.25 신설>

⑥사장은 공사의 홈페이지 또는 담당자의 공식 전자우편주소를 이용하여 공사외의 자로부터 문서를 받아 처리부서에서 접수할 수 있다.<2006.7.25 신설>

⑦민원문서의 접수 및 처리는 민원사무처리규정이 정하는 바에 따른다.<2006.7.25 신설>

제24조(기록물의 등록) 기록물을 생산 또는 접수한 때에는 처리부서별로 기록물등록대장에 당해 기록물을 등록하여 생산등록번호 또는 접수등록번호를 부여한 후 당해 생산등록번호 또는 접수등록번호를 기록물에 표기하되, 생산등록번호 또는 접수등록번호를 기록물에 표기하는 때에는 처리부서별로 내규에서 정하는 바에 따라 등록할 수 있다.<2006.7.25개정>

제25조(기록물의 분류) ① 처리부서의 장은 기록물을 기록물관리내규 별지 제3호 서식의 기록물분류기준표에 따라 처리과별·단위업무별로 분류하여 기록물등록대장에 기록한다.<2006.7.25 개정>

② 기록물분류기준표는 사장이 정한다.<2006.7.25 신설>

③ 다음 각 호의 1에 해당하는 기록물분류기준표의 내용변경의 경우에는 즉시 기록물관리내규 별지 제4호 서식의 기록물분류기준표변경신청서를 기록물관리부서에 제출하여야 한다.<2006.7.25 신설>

1.처리부서 기관코드만을 변경하는 경우

2.직제개정 등으로 단위업무의 소관부서만을 변경하는 경우

3.단위업무를 폐지 또는 신설하는 경우

4.기록물분류기준표의 일부 항목의 내용을 수정하는 경우 중 보존기간, 보존장소, 비치기록물여부 및 이관시기 외의 사항을 수정하고자 하는 경우

제3절 문서의 보존 등

제26조(문서의 편철) ①처리가 끝난 문서는 내규가 정하는 문서철에 완결일자 순으로 최근문서가 위로 오도록 철하되, 문서가 내용적으로 관련이 있는 경우에는 그 내용을 최종적으로 종결하는 문서가 처리, 완결된 때에 발생, 경과 및 완결순으로 최근 문서가 위에 오도록 하 여 1건문서로 철하여야 한다.

②문서철에 철하는 문서의 양은 200매를 기준으로 한다.

③문서철은 문서의 기능별, 보존기간별로 만들어야 한다. 다만, 동일 기능에 속하는 문서의 발생량이 적어 기능별로 문서철을 만들기에 부적합한 경우에는 보존기간별로 상위기능을 통합하여 문서철을 만 들 수 있다.

제27조(보존기간) ① 기록물의 보존기간은 영구·준영구·30년·10년·5년·3년·1년의 7종으로 구분하며 보존기간별 분류기준은 별표5(문서보존기간 기준표)와 같다.<2006.7.25개정>

② 기록물의 보존기간은 제1항의 규정에 의한 보존기간별 분류기준과 기록물분류기준표에 정한 보존기간을 기준으로 하여 처리부서의 장이 기록물 정리 시 기록물철 단위로 책정한다.<2006.7.25.개정>

<단서 삭제>

③ 보존기간의 기산일은 당해 기록물의 처리가 완결된 날이 속하는 해의 다음해 1월 1일로 한다.<2006.7.25개정>

④ <삭제><2006.7.25신설>

⑤ 보존방법, 보존장소 등 기록물의 보존과 관련된 기타사항은 기록물관리내규, 공공기관의 기록물 관리에 관한 법률, 같은 법 시행령 및 같은 법 시행규칙의 관련조항을 준용한다.<2006.7.25신설>

제28조(전자문서의 관리ㆍ보존) ①전자문서로 생산 또는 접수한 기록물은 처리과별로 기록물등록대장에 일반문서와 함께 등록·관리하며, 전자문서의 편철은 당해 기록물등록대장에 분류등록사항을 기입하는 것으로 갈음한다.<2006.7.25 개정>

②전자문서는 컴퓨터화일로 보존하거나 출력하여 보존할 수 있다. 다만, 보존기간이 20년 이상인 전자문서는 컴퓨터화일과 장기보존 가능한 용지에 출력한 출력물을 함께 보존하여야 한다.<2006.7.25 개정>

③전자문서는 이를 보존·관리함에 있어서 멸실·분실·도난·유출·변조 또는 훼손되지 아니하도록 필요한 안전장치를 하여야 한다.<2006.7.25 개정>

제29조(기록물의 마이크로필름 등에 의한 보존) ①기록물관리부서에서 보존하고 있는 기록물은 마이크로필름 또는 광디스크에 수록하여 보존할 수 있으며 보존요령은 공공기관의기록물관리에관한법률, 법시행령 및 동법시행규칙을 준용한다.<2006.7.25 개정>

② 삭제<2006.7.25 삭제>

③ 삭제<2006.7.25 삭제>

제31조(기록물의 정리) ①처리부서는 매년 3월31일까지 전년도에 완결된 기록물을 정리하여야 한다.<2006.7.25 개정>

②기록물을 정리할 때에는 그 결과와 기록물등록대장 및 기록물철등록부에 등록되어 있는 내용이 일치되도록 하여야 한다.<2006.7.25 신설>

제32조(문서의 열람 및 복사) ①공사는 행정기관 또는 다른기관이 그 업무를 수행하기 위하여 보존하고 있는 문서의 열람 또는 복사를 요청할 시 정보공개에관한규정 및 시행내규의 관련조항을 준용한다.<2006.7.25 개정>

②삭제<2006.7.25 삭제>

제3장 직인관리

제33조(종류 및 비치) ①공사에는 사장의 명의로 발송 또는 교부하는 문서 와 단위부서의 명의로 발송 또는 교부하는 문서에 사용하는 직인과 특 수한 업무에 사용하는 인장을 문서부서 또는 해당부서에 비치한다.

②전자문서를 사용하기 위하여 전자이미지직인을 가질 수 없으며, 전자이미지직인은 직인을 전자 입력하여 사용하여야 한다.<2006.7.25신설>

제34조(규격) 직인은 정사각형으로 하고, 그의 크기와 종류는 직인규정 에 별도로 정한다. 다만, 유가증권등의 증표발행이나 특수업무 수행 에 필요한 인장은 그러하지 아니한다.

제35조(교부) 공사에서 사용되는 직인은 총무팀에서 새겨 이를 교부한다.

<2006.7.25 개정>

제36조(재교부 및 폐기) ①직인은 분실 또는 마멸되거나 갱신할 필요가 있는 때에는 그 사유를 제35조의 규정에 의한 교부부서에 직인의 재교부를 요청할 수 있다.

②제1항 또는 기타의 사유로 직인을 폐기하고자 하는 때에는 당해 직인의 교부부서에 직인 폐기신고를 한 후 이를 소각하거나 기타 적절한 방법으로 인영의 글씨를 알아볼 수 없도록 조치하여야 한다.

제37조(공고) 직인(전자이미지직인을 포함한다.)을 교부 또는 재교부하거나 폐기한 때에는 교부문서는 이를 도보에 공고하여야 한다.

<2006.7.25 개정>

제4장 보고사무

제38조(보고의 정의) 이 규정에서 “보고”라 함은 지시 또는 요구에 의하여 공사에서 다른 기관 또는 소속 상부기관에 전달되는 서면, 구 술 또는 통신으로 작성되는 모든 자료를 말한다.

제39조(보고의 종류) ①보고는 정기보고 및 수시보고로 구분한다.

②정기보고는 정기적으로 행하여지는 보고를 말한다.

③수시보고는 1회에 한하여 행하여지는 보고를 말한다. 다만, 동일 한 사항에 관하여 1년에 3회 이내에 행하여지는 보고도 이를 수시 보고로 한다.

제40조(보고통제책임자) 보고통제책임자는 문서부서의 장이되며, 각 부 서의 주무과장이 보고 통제보조자가 된다.

제41조(보고통제책임자의 직무) 보고통제책임자는 다음 각호에 관한 직무를 담당한다.

1. 보고통제 대한 제도, 계획 및 기준의 수립

2. 보고통제에 관한 감독 및 검열

3. 보고통제에 관한 절차의 해석

4. 보고문서의 통제

5. 지정보고의 지정을 위한 규정의 제정

제42조(보고의 승인) ①정기보고의 지정을 받고자 할 때에는 다음 각호의 서류를 보고 통제책임자에게 제출하여 승인을 얻어야 한다.

1. 보고지정신청자(별지 제1호 서식)

2.서식이 필요한 때에는 보고서식의 초안 2부

②다른 부서로부터 1회 보고를 받고자 할 때에는 보고통제책임자의 통제를 받아야 한다.

③제2항의 통제를 받고자 할 때에는 해당부서의 장이 결재후 최종 결재권자의 결재전에 보고 통제책임자의 사전통제를 받아야 한다. 이 경우에 보고통제책임자는 기안지 상부 여백에 “별표1”의 보고통제 인을 주인으로 서명하여야 한다.

④보고통제책임자는 제3항의 사전통제를 함에 있어서 그 문서의 보 고에 관한 부분을 수정할 수 있으며 사전통제를 받지 아니한 보고문 서는 사장 또는 해당부서의 장에게 폐안을 건의할 수 있다.

제43조(보고의 심사기준) 보고지정권자 또는 보고통제책임자가 보고를 지정하거나 통제할 때에는 다음 각호의 기준에 의하여 심사하고 그 결과를 지체없이 통보하여야 한다.

1. 보고의 목적 및 필요성

2. 보고기일

3. 보고의 종류

4. 다른 보고와의 중복여부

5. 보고 작성기관의 적정 여부

6. 보고서식의 합리성

7. 다른 자료에 의하거나 자체내에서 수집할 수 있는지 여부

제44조(보고일의 준수) ①수시보고를 요구할 때에는 업무의 성질과 내 용을 고려하여 원칙상 6일이상의 제출기간을 두어야 한다.

②제1항의 기간에 미달되는 수시보고 요구공문은 발송을 보류하고 다시 기일을 조정하여야 한다.

③정기보고의 제출기일은 종별에 따라 명시된 기일에 하되, 종별 제 출기일은 “별표2”와 같이 한다.

④보고문서를 전화 또는 전신으로 수신하는 경우에는 보고기일을 단축 조정할 수 있다.

제45조(보고요구문서의 시행) ①보고요구문서를 시행할 때에는 시행문 우측상부의 보고통제인을 날인하여 시행하여야 한다.

②문서통제자는 제1항의 규정에 의한 보고통제 표시가 없는 보고요 구문서를 발송하여서는 아니되며 이러한 표시가 없는 문서를 접수 한 때에는 별지 제2호의 서식에 의하여 이를 즉시 시행기간에 보고 통제책임자 명의로 반송하여야 한다.

제46조(보고의 검열) 사장은 매년 1회이상 보고사항을 검열하고 간소화 여부를 검토하여야 한다.

제5장 협조사무

제47조(업무협조) ①다음 각호의 1에 해당하는 업무를 행하고자 하는 때에는 당해 업무의 기획, 확정 또는 시행부서의 업무협조를 받아야 한다. 이 경우 업무협조 요청을 받은 부서는 업무가 효율적으로 수 행되도록 적극 협조하여야 한다.

1. 2인 이상의 부서가 공동으로 행하는 것이 필요한 업무

2. 다른 부서의 사무지원을 필요로 하는 업무

3. 기타 다른 부서의 협의, 동의 및 의견조회 등의 필요한 업무

②업무협조를 요청함에 있어서는 그 취지와 추진계획 및 파급효과 등 당해 업무협조안에 대한 이해를 도울 수 있는 관계자료를 함께 송부하여야 한다.

제48조(업무협조의 방법) 업무협조는 다음의 방법에 의한다.

1. 문서에 의한 협조

2. 회의 등에 의한 협조

3. 공동작업반 편성등에 의한 협조

4. 전화등에 의한 협조

제49조(협조요청문서의 접수, 처리) 각 부서에서는 협조요청문서를 접 수한 때에는 협조 문서 처리부에 기록하고 이를 처리하여야 한다.

제50조(처리기간) ①협조요청문서의 처리기간은 요청하는 부서가 업무 협조 내용과 그 처리 및 회신에 필요한 기간등을 참작하여 정하되, 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 다음의 구분에 의한 처리기 간을 부여하여야 한다.

1. 위원회의 심의를 거쳐야 하는 경우 ----------------30일이상

2. 감독기관의 결정등을 거쳐야 하는 경우 ------------ 25일이상

3. 관계기관의 업무협조를 거쳐야 하는 경우 --------- 30일이상

4. 자체종합계획의 수립을 필요로 하는 경우 --------- 20일이상

5. 기타 경미한 사안에 대한 업무 협조 -------------- 7일이상

②업무협조요청을 받은 부서는 처리기간내에 이를 처리하여야 한다. 다만, 현지확인을 요하는 사항 등 특별한 사유로 인하여 처리기간내 에 이를 처리할 수 없을 때에는 그 처리기간의 만료전에 지연사 유와 처리 예정일을 협조요청 부서에 통보하여야 한다. 이 경우 처 리예정일은 관련기관과의 협조에 소요되는 기간 등 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 당초 부여된 처리간에 2분의 1을 넘지 아 니하여야 한다.

제51조(업무협조문서의 지원) ①업무협조요청을 받은 부서는 협조요청 문서에 흠이 있음을 발견한 때에는 접수한 날부터 3일 이내에 보완 을 요구하여야 한다. 이 경우 보안 요구사항을 구체적으로 명시하여 일괄요구하여야 하며, 5일 이상의 보완기간을 부여하여야 한다.

②보완요구를 받은 부서는 보완기간내에 이를 보완 요구부서에 제 출하여야 한다. 다만, 특별한 사유로 인하여 보완기간내에 이를 보 완할 수 없을 때에는 보완기간의 만료전에 지연사유와 보완완료 예 정일을 보완요구 부서에 제출하여야 한다.

③보완요구부서는 제1항의 규정에 의한 보완기간의 만료일 또는 제 2항의 규정에 의한 보완완료예정일부터 7일이 경과하여도 보완문서 가 도달되지 아니한 때에는 당해 협조요청문서를 반려할 수 있다.

제52조(업무협조의 촉구) 업무협조요청부서는 협조문서가 처리기간내에 도달하지 아니한 때에는 당해 협조 부서에 대하여 5일이상의 처리 기간을 부여하여 협조를 촉구할 수 있다.

제53조(회의등에 의한 업무협조) ①회의등에 의한 협조는 업무협조의 내용이 관계부서의 소속직원으로 구성되는 회의등에서 합의하여 처 리 하여야 하는 경우에 이를 활용한다.

②공동작업반 편성등에 의한 협조는 업무협조의 내용이 관계부서 사이에 상당기간연구, 검토등을 필요로하는 경우에 이를 활용한다. 이 경우 관계부서로부터 인원과 장비를 지원받은 때에는 그 소요되 는 비용이 당해 비목으로 예산에 계상된 경우에는 공동작업반 편성 등을 주목하는 부서가 이를 부담한다.

③전화등에 의한 업무협조는 업무협조의 내용이 간단하고 경미한 경우에 이를 활용한다

제1항 내지 제3항의 방법으로 업무협조를 한 경우에는 특별한 사 유가 있는 경우를 제외하고는 문서에 의한 별도의 업무협조를 생략 할 수 있다.

제6장 서식관리

제54조(서식의 제정) 공사에서 장기간에 걸쳐 반복적으로 사용하는 문 서로서 정형화할 수 있는 문서는 특별한 사유가 있는 경우를 제외 하고는 서식으로 정하여 사용한다.

제55조(서식의 종류) 서식은 다음과 같이 일반서식, 보고서식, 민원서식, 카드서식 및 대장서식으로 나눈다.

1. 보고서식은 보고의 내용을 기재하는 서식을 말한다.

2. 민원서식은 민원사항을 민원부서에 제출함에 있어서 사용하는 서 식을 말한다.

3. 카드서식은 비치하여 사용하는 카드류의 서식을 말한다.

4. 대장서식은 비치대장, 비치장부류에 사용하는 서식을 말한다.

5. 일반서식은 제1호 내지 제4호에 속하지 아니하는 서식을 말한다.

제56조(서식설계의 일반원칙) ①서식에 사용되는 용지의 규격은 제10조제4항의 규정에 의한 용지의 규격과 같게 하되, 부득이한 경우에는 별표4의 규격에 해당하는 용지를 사용한다, 다만, 증표류 또는 컴퓨터에 의한 기록서식 등 기타 특별한 사유가 있는 경우에는 그에 적합한 규격의 용지를 사용할 수 있다.<2006.7.25 개정>

②서식은 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 별도의 기안문 및 시행문을 작성하지 아니하고 서식자체를 기안문 및 시행문으로 갈음할 수 있도록 생산등록번호·접수등록번호·수신자·시행일자 및 접수일자 등의 항목을 넣어 설계한다.<2006.7.25 개정>

③전자문서의 서시에 대하여는 전자정부구역을위한행정업무등의전자화촉진에 관한법률 시행령 제4조의 규정이 정하는 바에 의한다.<2006.7.25 개정>

④서식에는 호적·병적·연고지 조사 등의 필요가 있는 경우를 제외하고는 본적란을 설치하지 아니한다.<2006.7.25 개정>

⑤민원서식에는 당해 민원사무의 처리절차·연락처·처리기간 및 전자적 처리가능여부 등을 표시하여 민원인의 편의를 도모하여야 한다.

<2006.7.25 개정>

제57조(서식의 승인등) ①각 단위부서에서 서식을 제정 또는 개정하고 자 하는 경우에는 서식 승인신청서에 서식초안 2부를 첨부하여 문 서부서의 승인을 얻어야 한다.

②2이상의 부서에 관계되는 서식은 부서간의 사전협의를 거쳐야 한다.

③서식승인번호와 부여방법과 지질 및 단위당 중량의 결정기준은 내규로 정한다.

제57조의2(서식의 전산관리) 문서부서장은 부득이한 경우를 제외하고는 서식을 전산기기에 의하여 관리하고, 공사의 전산망에 통합 수록함으로써 공통적으로 사용할 수 있도록 하여야 한다.<2006.7.25신설>

제7장 보완업무 관리

제58조(보안업무 적용) 공사의 보안업무는 보안업무규정 및 보안업무규정시행규칙(대통령령 및 훈령)과 행정자치부 보안업무규정시행요강 을 준용한다.

제59조(보안담당관 지정) ①공사의 보완담당관은 관리본부장으로 한다.

<2005. 12. 27 개정>

②보안담당관의 업무수행능률을 위하여 각부 부장의 분임 보안담당 관으로 한다.

제60조(보안업무 협의회) 보안업무의 효율적인 운영과 중요보안사항을 심의하기 위하여 보안 업무협의회(이하“협의회”라 한다)를 설치운영한다. 다만, 공사업무의 능률향상을 위해 인사규정시행내규 제43조 규정의 인사위원회에서 임무를 수행한다.

제61조(비밀취급인가) ①보안업무규정시행규칙 제4조(비밀취급인가의 특 례)의 규정에 의거 Ⅱ급이하의 비밀취급권자는 경기도지사가 된다.

②사장은 임․직원중에서 소관비밀을 지속적으로 취급하게 하여야 할 필요가 있을때에는 도지사에게 Ⅱ급 또는 Ⅲ급비밀취급인가를 신청하여야 한다.

제8장 사무환경

제62조(사무환경의 관리) 사장은 사무환경을 사무 능률의 향상 및 사원의 건강 보호를 기할 수 있도록 조정, 관리하여야 한다.

제63조(사무실의 배치기준) 공사의 사무실은 건물구조, 조직, 업무 및 인원등을 고려하여 배치하되, 업무처리 흐름의 원활화, 관련부서의 인접배치, 민원인의 출입편의 등을 고려하여 배치함을 원칙으로 한다.

제64조(사무실의 면적기준) 사무실의 면적은 업무의 성격, 직위 및 직 급별 근무인원 집기 및 장비와 방문객의 규모등을 고려하여 산정한다.

제65조(사무용집기) 사무용집기류는 물품관리법 또는 공업표준화법에 의하여 제정된 규격품이 있는 때에는 이를 우선적으로 사용하여야 한다.

제66조(사무실의 환경) 사무실내의 조명, 온․습도, 공기, 소음, 색채등 환경요소에 대한 관리기준을 정할 수 있다

제67조(사무환경관리의 점검) ①사장은 매년 1회이상 사무환경 관리상 태의 적정여부를 점검하고, 중대한 결함이 발견된 경우에는 지체없 이 이를 시정, 개선하여야 한다.

②사장은 사무환경개선을 위하여 필요하다고 인정하는 때에는 전부 서의 사무환경관리실태를 조사할 수 있다.

제68조(시행규칙) 이 규정의 시행에 필요한 사항은 내규로 정한다.

부 칙

이 규정은 공사설립일로부터 시행한다.

부 칙<2005.12.27>

이 규정은 2006년 1월 1일부터 시행한다.

부 칙<2006.7.25>

이 규정은 2006년 8월 1일부터 시행한다.

부 칙<2022.4.20>

이 규정은 2022년 4월 20일부터 시행한다.

【별표 1(제42조와 관련)】

【별표2(제44조와 관련)】

정기보고제출기일

주1. 지정된 보고서에 따로 제출기일이 명시된 때에는 그 기일에 의한다.

【별표3(제23조와 관련)】<신설 2006.7.25>

접 수 인

※ 기재요령

1. 접수등록번호는 처리과명과 일련번호를 기재한다.

(예) 총무팀인 경우 : 총무팀-23

2. 민원문서 등 시ㆍ분까지 기재가 필요한 경우에는 시ㆍ분까지 기재한다. (예) 2002. 5. 10 또는 2002. 5. 10 14:23

【별표4(제56조와 관련)】<신설 2006.7.25>

서식용지의 규격

(단위 : 밀리미터)

【별표5제27조관련)】<신설 2006.7.25>

문서보존기간 기준표

【별지 1호 서식(제42조와 관련)】

경기평택항만공사

분류기호 19 . . .

수 신 보고통제 책임자 발신부서장 印

보고지정신청서

【별지 2호 서식(제45조와 관련)】