제1장 총 칙

제정 2002. 11. 1

개정 2006. 7. 25

개정 2022. 4. 20

제1조(목적) 이 내규는 사무관리규정(이하󰡒규정󰡓이라 한다)에서 위임된 사 항과 그 시행에 관하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 내규에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1.󰡒기관번호󰡓라 함은 사무의 표준화를 위하여 사장이 정한 부서별 코 드번호를 말한다

2.󰡒누년일련번호󰡓라 함은 연도 구분과 관계없이 누년 연속되는 일련번 호를 말한다.

3.󰡒연도별 일련번호󰡓라 함은 연도별로 구분하여 매년 새로 시작되는 일련번호로서 연도표시가 없는 번호를 말한다.

4.󰡒연도표시일련번호󰡓라 함은 연도표시와 연도별 일련번호를 붙임표

(-)로 이은 번호를 말한다.

5.󰡒결재권자󰡓라 함은 사장 및 규정 제16조 제2항의 규정에 의하여 사 장으로부터 위임 받은 자를 말한다.

제2장 문서관리

제 1 절 문서작성 일반사항

제3조(문서작성의 원칙) 규정 제7조의 규정에 의한 문서는 다음 구분에 따 라 작성한다.

1. 규정문서는 조문형식에 의하여 작성하고, 누년 일련번호를 사용한다.

2. 지시문서는 다음 구분에 의하여 작성한다.

가. 지 시 : 시행문형식에 의하여 작성하고, 연도표시 일련번호를 사용한다.

나. 일일명령 : 당직, 출장, 휴가, 시간외근무등 일일업무에 관한 명령은 시행문 형식 또는 별지 제1호 서식에 의하여 작성하고 연도별 일련번호를 사용한다.

3. 공고 및 광고문서는 일정한 사항을 일반에게 알리는 문서로서 연도표 시 일련번호를 사용한다.

4. 비치문서는 비치하여 사용하는 대장류 및 카드류의 문서로서 적합한 형태의 서식으로 정하여 작성한다.

5. 일반문서는 제1호 내지 제4호에 속하지 아니하는 문서로서 시행문 형 식등에 의하여 작성한다. 다만, 보고서는 다음 구분에 의하여 작성한다. 특정한 사안에 관한 현황 또는 연구, 검토 결과등을 보고하거나 건의하 는때에 사용하는 문자로서 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 기안 문 형식에 의하여 작성한다.

제4조(용지의 색깔) ①문서에 쓰이는 용지의 색깔은 특별한 사유가 있는 경 우를 제외하고는 흰색으로 한다.

②문서는 용지의 위부터 30밀리미터, 왼쪽부터 20밀리미터, 오른쪽 및 아래부터 각각 15밀리미터의 여백을 두어야 한다.

③문서에 쓰이는 글자의 색깔은 검은색 또는 푸른색으로 한다. 다만, 도 표의 작성이나 수정 또는 주위환기 등 특별한 표시가 필요할 때에는 다 른 색깔로 할 수 있다.

제5조(문서의 수정 등) 규정 제11조의 규정에 의하여 문서의 일부분을 삭제 또는 수정하는 때에는 원안의 글자를 알 수 있도록 당해 글자의 중앙에 가로로 두선을 그어 삭제 또는 수정하고, 삭제 또는 수정한자가 그 곳에 서명 또는 날인하여야 하며, 문서의 중요한 내용을 삭제 또는 수정한 때 에는 자수를 표시하고 서명 또는 날인 하여야 한다. 다만, 시행문을 정 정한 때에는 문서의 여백에 정정한 자수를 표시하고 직인을 찍어야 한 다.

제6조(문서의 간인) ①결재권자는 규정 제12조 각호에 해당하는 문서를 결재한 때에는 직인으로 문서를 간인하여야 한다.

②전자문서의 간인은 다음 각호의 1의 방법에 의한다.<2006.7.25 신설>

1.면표시의 방법 : 제증명 발급에 관한 문서를 제외한 문서는 제7조의 규정을 준용한다.

2.발급번호 기재의 방법 : 제증명 발급에 관한 문서는 당해 문서번호를 기재하되, 전산으로 자동출력이 가능할 시에는 다음 예시와 같이 표시한다.

(예시) 단말번호 - 출력연월일 / 시·분·초 - 발급일련번호·쪽번호

제7조(면표시) ①문서의 면 표시는 문건별 면수를 중앙하단에, 문서철별 면수를 우측하단에 각각 표시하되, 2장이상으로 이루어진 문서중 전후 관계를 명백히 할 필요가 있는 중요한 문서의 경우에는 문건별 면수는 당해 문서철의 첫 번째 면에서 시작한 그 면의 일련번호만 표시한다.

<2006.7.25 개정>

②문건별 면수는 우로부터 아래의 순으로 부여하되 양면을 사용한 경우에는 양면 모두 순서대로 면수를 부여하여야 하며, 문서철별 면수는 표지와 색인목록을 제외한 본문부터 시작하여 면수를 부여한다.

<2006.7.25 개정>

③동일한 문서철을 2권이상으로나누어 편철한 경우 2권이하의 문서철별 면수는 전권 마지막 면수 다음의 일련번호로 시작하며, 이 경우에도 표지와 색인목록은 면수부여 대상에서 제외한다.

<2006.7.25 개정>

④문서철별 면수는 최초에 연필로 표시한 후 기록물 정리행사가 끝나면 잉크 등으로 표시한다.<2006.7.25 개정>

제8조(문서에 대한 표시) ①수신기관의 장이 문서의 내용을 스스로 처리하 여야 하거나 반드시 알고 있어야 하는 문서를 발송하는 때에는 별표2의 관리통제의 표시를 하여야 하며, 수신기관의 처리부서는 관리통제의 표 시가 된 문서를 접수한 때에는 당해 기관의 장의 선결을 받은 후 이를 처리 하여야 한다.<2006.7.25 개정>

②신속히 전달되거나 처리되어야 하는 문서를 발송하는 때에는 별표3의 지급의 표시를 하여야 한다.<2006.7.25 개정>

③제1항 및 제2항의 규정에 의한 표시는 기안문에는 기안자가 그문서의 취급란에 시행문에는 문서통제관이 시행문의 왼쪽 위의 여백에 각각 표 시하고, 문서를 봉투에 넣어 발송하는 때에는 그 봉투면의 적당한 여백 에도 같은 표시를 하여야 한다.<2006.7.25 개정>

④문서에 서식, 금전, 유가증권, 참고서류, 기타의 물품이 첨부되는 때에 는 본문의 내용이 끝난 다음 줄에 첨부의 표시를 하고 첨부물의 명칭과 수량을 쓰되, 첨부물이 두가지 이상일 때에는 제10조의 규정에 의하여 나누어 표시하여야 한다.

⑤문서 및 유가증권에 금액을 표시하는 때에는 규정 제10조 제2항의 규 정에 의하여 아라비아 숫자를 쓰되, 다음에 괄호를 하고 다음과 같이 한 글로 기재하여야 한다.

(예 시) 금 113,560원(금일십일만삼천오백육십원)

단, 수표, 어음 등의 유가증권에서 개조, 변조의 가능성이 있는 경우에는 한문으로 숫자를 표기한다.

(예 시) 金 參拾五億參阡萬원

⑥기안문 및 시행문에는 가능한한 행정기관의 로고ㆍ상징ㆍ마크 또는 홍보문구 등을 표시하여 행정기관의 이미지를 높일 수 있도록 하여야 한다.

<2006.7.25 신설>

제8조의2(각종대장ㆍ서식 등의 전산관리) 규정 및 이 내규에서 정한 각종대장, 서식 등을 특별한 사유가 없는 한 전자문서시스템 등으로 관리하여야 한다.<2006.7.25 신설>

제2절 문서의 구성

제9조(문서의 구성 등) ①기안문 및 시행문은 다음과 같이 두문․본문 및 결문으로 구성한다. 다만, 전자문서인 경우에는 두문․본문․결문 및 붙임으로 구성하거나 표제부와 본문부로 구성할 수 있으며, 표제부와 본문부로 구성하는 경우에는 표제부는 두문, 본문의 제목 및 결문으로, 본문부는 제목․내용 및 붙임으로 구성한다.<2006.7.25 개정>

1. 두문은 기관명 및 수신자로 한다.

2. 본문은 제목·내용 및 붙임으로 한다. 다만, 전자문서인 경우에는 제목 및 내용으로 할 수 있다.

3. 결문은 발신명의, 기안자·검토자·협조자·결재권자의 직위 또는 직급 및 서명(전자문자서명 및 전자이미지서명을 포함한다. 이하 같다), 생산등록번호와 시행일자, 접수등록번호와 접수일자, 기관의 우편번호·주소·홈페이지주소·전화번호·모사전송번호, 담당자의 공식 전자우편주소 및 공개구분으로 한다.

②제1항제3호의 규정에 의한 생산등록번호 및 접수등록번호는 규정 제71조의 규정에 의한 생산등록번호 및 접수등록번호로 하며, 두문의 수신자란에는 수신자명 또는 수신자기호를 쓰고 이어서 괄호안에 업무를 처리할 보조자의 직위를 쓰되, 보조자의 직위가 분명하지 아니한 경우에는 ○○업무담당팀장 등으로 쓴다. <2006.7.25 개정>

③수신자가 많아 본문의 내용을 기재할 란이 줄어들어 본문의 내용을 첫 장에서 파악하기 곤란한 경우에는 두문의 수신자란에 "수신자 참조"라고 쓰고 결문의 발신명의밑의 왼쪽 기본선에 맞추어 수신자란을 설치하여 수신자명을 표시한다.<2006.7.25개정>

④사장은 제3항의 규정에 의한 수신자기호와 제2조 제1호의 규정에 의한 기관번호를 연계하고, 기관번호의 생성·폐지·변경 등의 내력이 관리되도록 하여야 한다. <2006.7.25 개정>

⑤제목은 그 문서의 내용을 쉽게 알수 있도록 간단하고 명확하게 표시하고, 내용은 그 문서로써 표현하고자 하는 뜻을 쉬운말로 간략하게 작성하되, 성질을 달리하는 내용을 같은 문서로 작성하여서는 아니된다.

제10조(항목의 구분) 문서의 내용을 2이상의 항목으로 내용을 구분할 필요가 있는 때에는 다음 구분에 의하여 표시하여야 한다. 다만, 필요한 경우에는 부분적으로 □, ○, -, · 등과 같은 특수한 기호로 표시할 수 있다. <2006.7.25 개정>

1. 첫째항목의 구분은 1. 2. 3. 4.,..... 로 나누어 표시한다.

2. 둘째항목의 구분은 가. 나. 다. 라... 로 나누어 표시한다.

3. 셋째항목의 구분은 1), 2), 3), 4)‥로 나누어 표시한다.

4. 넷째항목의 구분은 가), 나), 다), 라),‥‥‥로 나누어 표시한다.

5. 다섯째항목의 구분은 (1), (2), (3), (4)‥‥‥로 나누어 표시한다.

6. 여섯째항목의 구분은 (가), (나), (다), (라)‥‥‥로 나누어 표시한다.

7. 일곱째 항목의 구분은 ①,②,③,④……로 나누어 표시한다.

8. 여덟째 항목의 구분은 ㉮,㉯,㉰,㉱……로 나누어 표시한다.

9. 제2호·제4호·제6호 및 제8호의 경우에 하., 하), (하), ㉻이상 더 계속되는 때에는 거., 거), (거), <거>, 너., 너), (너), <너>…로 이어 표시한다.

제11조(끝표시) ①문서의 본문이 끝나면 한 자 띄우고󰡒끝󰡓표시를 하며, 첨부물이 있는 때에는 첨부의 표시문 끝에 한 자 띄우고󰡒끝󰡓표시를 하 여야 한다.

②본문의 내용이나 첨부의 표시문이 오른쪽 한계선에 닿은 때에는 다 음 줄의 왼쪽 기본선에서 한 자 띄우고󰡒끝󰡓표시를 하여야 한다.

③연명부등의 서식을 작성하는 때에는 서식의 칸 밖의 다음 줄 왼쪽 기본선에서 한칸을 띄운 후󰡒끝󰡓표시를 한다.

④삭제<2006.7.25 삭제>

제3절 기안문의 작성

제12조(기안용지) 규정 제14조 제1항의 규정에 의한 기안문서는 별지 제2호 서식에 의하되, 특별한 결재절차에 사용하는 기안용지의 서식은 이를 따로 정할 수 있다.

제13조(수정기안) 수신한 문서를 수정하여 기안하고자 하는 때에는 수신한 문서와 다른 색깔의 글자로 수정 또는 기입하는 방법으로 기안할 수 있다.

제14조(전자문서의 일괄기안) 전자문서의 내용이 서로 관련성이 있는 경우에는 각 안을 동시에 일괄하여 기안할 수 있다. 이 경우 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 각각 다른 생산등록번호를 사용하여 같은 일시에 시행하여야 한다. 단, 공사 전자문서시스템상에서 적용가능한 때부터 시행한다. <2006.7.25 개정>

제15조(서식에 의한 처리) 규정 제54조의 규정에 의하여 문서번호란, 수신기관란등이 설계된 서식으로 작성한 문서는 제12조의 규정에 의한 기안 문을 따로 작성하지 아니하고 별표4의 간이결재인을 찍어 이에 결재함 으로써 기안에 갈음 할 수 있다.

제16조(작성자의 표시) 기안문에 첨부되는 계산서, 통계표, 도표, 기타 작성 상의 책임을 밝힐 필요가 있다고 인정되는 첨부물에는 그 문서의 여백 에 작성자의 이름을 쓰고 서명 또는 날인하여야 한다.

제17조(기안자 등의 표시) ①규정 제14조의 규정에 의한 기안자는 단위업무 책임자를 원칙으로 하며, 규정 제15조 제1항 및 제2항의 규정에 의하여 검토 또는 협조한 자는 해당란에 직위를 쓰고 서명하되, 규정 제15조 제3항에의 규정에 의하여 다른 의견을 표시하는 때에는 기안문의 해당 서명란에 󰡒의견첨부󰡓라고 쓰고 의견을 표시한 곳에 서명하여야 한다.

②규정 제5조의 규정에 의한 처리과의 업무분장상 수개의 단위업무를 총괄하는 책임자(이하󰡒총괄책임자󰡓라 한다)가 있는 경우에 그 소관업무를 분담하고 (이하󰡒업무분답자󰡓라 한다)가 기안한 때에는 총괄책임자의 검토를 거쳐야 하며, 총괄책임자가 기안한 때에는 업무분담자의 의견을 들은후 규정 제15조 제3항의 규정에 의하여 그 의견을 표시하여야 한다. 다만, 총괄책임자 또는 업무분담자의 출장 등 부득이한 사유로 검토를 받을 수 없는 경우에는 이를 생략할 수 있으며, 검토자의 서명란에 출장 등의 사유를 명시하여야 한다.<2006.7.25개정>

③제2항의 규정에 의하여 총괄책임자 또는 업무분담자가 기안문에 대하여 검토 등을 하는 때에는 기안문의 검토자의 서명란에 서명하되, 그 내용과 다른 의견이 있는 때에는 기안문의 해당 직위 또는 직급 다음에 "(의견있음)”이라고 표시하고 해당 서명란에 서명하여야 한다. 이 경우 그 의견을 당해 문서의 본문의 마지막에 표시하거나 별지에 표시하여야 한다.<2006.7.25 개정>

④규정 제14조 제4항에 의하여 기안문의 해당 직 위 또는 직급의 앞 또는 위에 발의자는 ★표시를, 보고자는 ⊙표시를 한다. 다만, 전자문서인 경우에는 발의자는 해당란에 ★표시를 하거나 발의자가 누구인지를 검색할 수 있도록 기안자·검토자 또는 결재권자의 직위 또는 직급란에 발의자 항목을 추가할 수 있으며, 전자문서로 결재하거나 결재권자에게 직접 보고하지 아니하는 경우에는 보고자의 표시를 생략한다.<2006.7.25 신설>

제18조(결재) ①규정 제16조 제2항의 규정에 의하여 위임된 사항을 전결하는 경우에는 사장의 결재란을 설치하지 아니하고 전결하는 자의 서명란에 “전결”표시를 한 후 서명하여야 한다.<2006.7.25 개정>

②규정 제16조제3항의 규정에 의하여 위임전결사항을 대결하는 경우에는 사장의 결재란을 설치하지 아니하고 전결하는 자의 서명란에 “전결”표시를 한 후 대결하는 자의 서명란에 "대결”표시를 하고 서명하여야 하며, 위임전결사항이 아닌 사항을 대결하는 경우에는 사장의 결재란을 설치하지 아니하고 대결하는 자의 서명란에 "대결”표시를 하고 서명하여야 한다. <2006.7.25 개정>

③제2항의 규정에 의하여 대결을 하는 문서로서 규정 제16조 제3항의 규정에 의하여 결재권자의 후열을 받아야 하는 경우에는 결재란안의 오른쪽 여백에 “후열”표시를 하고 결재권자의 후열을 받아야 한다.

<2006.7.25 개정>

④제1항 및 제2항의 규정에 의한 결재권자의 서명란에는 서명일자를 표시할 수 있다.<2006.7.25 개정>

제19조(전결등의 표시) 삭제<2006.7.25 삭제>

제20조(발신방법의 지정) ①결재권자가 규정 제17조의 규정에 의하여 발신 방법을 지정한 때에는 기안문의 취급란에󰡒암호󰡓또는󰡒음어󰡓표시를 하여야 한다.

②전신, 전신타자, 전화, 모사전송 또는 전산망으로 발신하는 문서는 문 서통제관이 기안문의 취급란에󰡒전신󰡓,󰡒전신타자󰡓,󰡒전화󰡓,󰡒모사전 송󰡓또는 󰡒전산망󰡓표시를 하여야 한다. 다만, 모사전송으로 발신하는 문서는 보안담당관의 검토를 받아야 한다. 보안담당관이 검토를 한 문 서에는 별표6의 보안검토필인을 그 문서의 오른쪽위 여백에 찍어야 한다.

제21조(기록물의 등록) ① 기록물을 생산·접수하는 경우에는 처리부서별로 기록물을 등록하고, 등록번호를 부여하여 기록물에 표기한다.

② 제1항의 등록번호는 각각 처리기관코드와 연도별등록번호로 구성하되, 등록번호를 기록물에 표기할 때에는 처리기관코드 대신 처리부서명을 표기한다.

③ 기록물관리부서가 기록물을 접수하여 처리부서에 배부하는 경우에는 기록물배부대장에 해당 기록물의 접수 및 배부사항을 등록하고 이를 해당 기록물에 표기한다.

④ 기록물의 본문과 첨부물이 규격의 차이가 크거나 서로 다른 매체에 기록되어 있는 등 첨부물을 본문과 분리하여 별도로 관리할 필요가 있을 때에는 양자를 분리하여 등록하여야 한다. 이 경우 첨부물의 등록번호는 본문의 등록번호에 첨부일련번호를 추가하여 구성한다.

⑤ 기록물등록대장 또는 기록물배부장에 등록된 사항은 임의로 삭제 또는 수정하지 못하도록 관리되어야 하며, 사후에 이를 삭제 또는 수정하는 경우에는 삭제 또는 수정 전의 기록이 그대로 남도록 하여야 한다.

제4절 시행문의 작성, 통제 및 발송

제22조(시행문의 작성) ①규정 제18조의 규정에 의한 시행문은 별지 제4호 서식에 의하여 작성한다. 다만, 수신처가 행정기관이 아닌 경우와 기타 특별한 사유가 있는 경우에는 문서처리란을 표시하지 아니한다.

②제15조의 규정에 의한 문서를 시행하는 때에는 따로 시행문을 작성 하지 아니하고 당해 문서의 발신명의란에 관인(전자이미지 관인을 포함한다)을 찍어 시행할 수 있다.<2006.7.25 개정>

③사장이 소속직원 또는 소속부서에 단순업무에 관한 지시, 단순한 자료요구·업무연락·통보, 공지사항, 일일명령 등의 시행문을 전자문서시스템의 전자게시판 또는 공사의 홈페이지 등에 게시한 때에는 당해문서를 시행한 것으로 본다. 단위부서 상호간에 발신하는 문서를 시행하는 경우에도 또한 같다. <2006.7.25 신설>

제23조(문서의 심사) 삭제<2006.7.25 삭제>

제24조(직인생략 등) ①규정 제21조 제1항 단서에서󰡒경미한 내용의 문서󰡓라 함은 일일명령 등 단순 업무처리에 관한 지시문서와 단위 부서간의 단순한 자료요구, 업무연락, 통보 등을 위한 문서로서 문서심사자가 결정한 문서를 말한다.

②제1항의 규정에 의한 문서에는 기안문 및 시행문의 발신명의표시의 오른쪽에 별표 9의 직인 생략 또는 서명생략(단위부서 상호간에 발신하는 문서에 한한다)의 표시를 하여야 한다.<2006.7.25 개정>

③단위부서 상호간에 발신하는 문서의 시행문에는 발신부서의 장이 발신명의 표시 마지막 글자위에 서명(전자문서자명 및 전자이미지서명을 제외한다)하여 시행하되, 필요한 경우에는 직원으로 하여금 발신명의자의 서명표시인을 찍어 시행하게 할 수 있다. 다만, 전자문서인 경우에는 서명표시인을 사용하지 아니하고 전자문자서명 또는 전자이미지서명이 자동적으로 생성되도록 하여 시행하여야 한다.<2006.7.25 개정>

제25조(시행문의 발송) ①문서부서의 문서수발사무를 담당하는 자(기록물관리부서의 지원을 받아 문서를 발송하는 경우에는 기록물관리부서의 문서수발업무를 담당하는 자를 말한다)는 발송할 문서와 기록물등록대장의 기재사항을 확인한 후 발송하여야 한다.<2006.7.25 개정>

②삭제<2006.7.25 삭제>

③우편에 의하여 문서를 발송하는 때에는 사무용 봉투에 넣어 발송한다.

④인편에 의하여 문서를 발송하는 때에는 기안문의 적당한 여백에 수신기관의 수령자의 소속과 수령일자를 표시하고 서명(전자문자서명 및 전자이미지서명을 제외한다) 또는 날인을 받아야 한다.<2006.7.25 개정>

⑤사장은 문서를 수발함에 있어서 문서의 보안유지와 분실, 훼손 및 도난방지를 위한 적절한 조치를 강구하여야 한다.

제26조(송수신사항의 기재등) ①규정 제22조 제1항 및 제2항의 규정에 의하여 모사전송 또는 전신등의 방법으로 문서를 발신하는 때에는 통신란에 필 요한 조치를 하여야 하며, 발신을 마친 때에는 별표10의 송신필인을 기 안문의 여백에 찍고 발신사항을 기재하여야 하며, 모사전송으로 발신한 때에는 시행문을 그 기안문과 함께 보관하여야 한다.

②수신기관의 전신타자기, 모사전송기 또는 전산망등의 고장 또는 오자, 탈자등으로 인하여 수신된 문서의 내용을 알 수 없어 재송인 요청이 있는 경우에는 󰡒이하 재송신󰡓표시를 하고 송신하여야 한다.

제27조(암호 또는 음어송신) 규정 제17조의 규정에 의하여 암호 또는 음어로 송신하여야 할 문서중 비밀로 분류된 문서의 송신은 송신기관과 수신기 관사이에 서로 응답이 있는 경우에 한하여 송신하여야 하며, 송신문의 제목 또는 본문의󰡒끝󰡓표시 다음에 따옴표(󰡒 󰡓)를 하고 그안에 비밀등 급을 표시하여 송신하여야 한다.

제28조(취급자번호) ①사장은 공사내에 설치된 전신타자기, 모사전송기, 전산

망등 문서수발장비를 취급하는 자에 대하여 취급자 번호를 부여하여야 하며, 그 번호는 공사면에 붙임표(-)를 하여 일련번호를 부여한다.

②제1항의 규정에 의한 취급자 번호를 부여받지 아니한 자는 전산타자 기, 모사전송기 또는 전산망등을 조작하여 문서를 송․수신하여서는 아 니 된다.

제28조의2(비밀번호 등) ①사장은 보유하고 있는 컴퓨터에 대하여 비밀번호를 부여하여야 한다. <2006.7.25 신설>

②정보통신망을 이용하여 문서를 작성·처리하고자 하는 자는 개인별 사용자계정(ID)·비밀번호 및 전자이미지서명을 전산주관팀장에게 별지 제25호 서식으로 등록하여 사용하여야 한다. 이 경우 비밀번호는 최초로 등록한 후 즉시 변경하여 사용하여야 한다. <2006.7.25 신설>

③제1항 및 제2항의 비밀번호는 문서의 보호 및 보안유지를 위하여 수시로 변경하여야 한다.<2006.7.25 신설>

제5절 접수문서의 처리

제29조(문서의 접수) ①문서를 접수한 때에는 기록물등록대장에 등록하여야 한다. <2006.7.25 개정>

②규정 제23조제2항의 규정에 의한 접수인은 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 두문의 오른쪽 여백에 찍어야 한다. 다만, 별지 제2호 서식 또는 별지 제2호의2 서식을 사용한 경우에는 접수인을 찍지 아니한다.<2006.7.25 개정>

③우편으로 발송한 문서를 접수한 경우에 발송자의 요구가 있는 때에는 별지 제6호서식의 문서영수증을 보내 주어야 하며, 인편에 의하여 문서를 접수한 때에는 제26조제4항의 규정에 의하여 서명(전자문자서명·전자이미지서명 및 행정전자서명을 제외한다) 또는 날인하여 영수의 표시를 하여야 한다.<2006.7.25 개정>

④당직근무자가 문서를 받을 때에는 다음 근무시간 시작 후 지체없이 문서부서에 인계 하여야 한다.<2006.7.25 개정>

⑤감열기록방식의 모사전송기로 보존기간이 3년이상인 문서를 수신한 때에는 당해 문서를 복사하여 접수하여야 한다. 이 경우 수신한 문서는 폐기한다. <2006.7.25 개정>

제30조(문서의 분류 및 처리) ①문서부서는 접수한 문서가 2이상의 처리부서 가 관련되는 때에는 그 관련성의 정도가 가장 높다고 판단되는 처리부서 에 보내야 한다.

②처리부서는 문서부서로부터 경유문서를 받은 때에는 지체없이 경유표 시인의 경우란에 결재권자 및 그 직근 하급자의 서명을 받아 문서부서로 보내야 하며, 문서부서는 두문의 경유기관명에 관인을 찍고 경유표시인 의 적당한 여백에 문서통제인을 찍어 수신기관에 보내야 한다. 이 경우 경유기관에서 의견이 있는 때에는 이를 첨부하여 수신기관에 보내야 한 다 .

③처리부서 및 문서부서 2항의 규정에 의하여 경유문설르 발송하는 때에 는 문서접수 대장의 비고란에 발송일자 등을 각각 기재하여야 한다.

제31조(문서의 반송 및 재분류) ①사장은 접수한 문서에 형식상의 흠이 있는 때에는 그 문서의 생산등록번호ㆍ시행일자ㆍ제목과 반송사유를 명시하여 발신기관의 장에게 이를 반송할 수 있다.<2006.7.25 개정>

②처리부서는 그 소관에 속하지 아니하는 문서를 인계받은 때에는 지체 없이 기록물관리부서에 반송하여야 하며, 기록물관리부서는 당해문서를 즉시 재배부하되, 결재권자가 지정하는 처리부서로 보내야 한다.<2006.7.25개정>

③처리부서에서 직접 접수한 문서가 그 소관에 속하지 아니하는 경우에는 이를 지체없이 기록물관리부서에 보내어 해당처리과에 배부하도록 요청하여야 한다.<2006.7.25 신설>

④사장은 접수한 문서가 다른 기관의 소관사항인 경우에는 이를 지체없이 해당 소관기관의 장에게 이송하여야 한다.<2006.7.25 신설>

제32조(수발사항의 기록) 삭제<2006.7.25 삭제>

제6절 문서의 보관, 보존

제33조(문서의 편철) ①처리과에서 업무가 진행중에 있거나 또는 업무에 활용중인 일반문서류는 별표5의 규격에 의한 진행문서파일에 위에서부터 아래로 발생순서 또는 논리적 순서에 따라 끼워 넣어 관리한다.

<2006.7.25 개정>

②제1항의 규정에 의한 편철시 기록물철의 맨 위에는 별표 4의 기록물철 표지를 놓고, 그 다음에는 별지 제13호 서식의 색인목록을 놓은 다음 문서를 순서대로 배열하는 방법으로 편철한다.<2006.7.25 개정>

③일반문서류의 기록물철당 편철량은 100매 이내로 함을 원칙으로 하며, 편철하여야할 기록물의 양이 과다한 경우에는 2권 이상으로 나누어 편철하되, 각 기록물철에는 동일한 제목과 분류번호를 부여하고 괄호안에 권호수만 다르게 표시하여야 한다.<2006.7.25 개정>

④처리완결된 일반문서류를 진행문서파일에서 분리하여 별표4의 보존용 표지를 추가로 쒸워 편철용 클립으로 고정시킨후 별표 5의 규격에 의한 보존상자에 단위업무별로 넣어 관리한다.,<2006.7.25 개정>

⑤제4항의 규정에 의한 보존상자의 측면에는 별표 6의 보존상자 표지를 부착하여야 한다.<2006.7.25 신설>

제34조(기록물관리책임자) ①처리부서의 장은 기록물의 등록·분류·정리·보관·이관등 기록물관리를 위하여 기록물관리책임자를 지정하여야 한다.

②기록물관리책임자는 다음 각 호의 업무를 수행한다.

1.기록물의 생산·발송·접수의 등록에 관한 사항

2.처리부서 기록물분류기준표의 관리에 관한 사항

3.단위업무별 기록물철 작성기준의 수립과 기록물철의 등록에 관한 사항

4.기록물의 정리·보관 및 이관에 관한 사항

5. 간행물 및 일반도서의 등록 및 관리에 관한 사항

6.기타 처리부서의 기록물관리에 관한 사항<2006.7.25 개정>

제35조(문서의 보관) 문서는 규정 제27조 제2항의 규정에 의한 문서의 보존기간 기산일전까지는 당해 문서의 처리부서에 보관하여야 한다.

제36조(기록물의 서고배치) ①기록물관리부서의 장은 서고에 입고하는 기록물철중 보존기간이 준영구이상인 기록물철에 대하여는 동일한 기록물 형태별·보존가치등급별·보존기간별 일련번호로 구성되는 관리번호를 부여하고, 당해 관리번호순으로 기록물철을 배열하여야 한다.

<2006.7.25 개정>

② <2022.3.00. 삭제>

③기록물관리부서에서는 기록물이 정기적으로 점검될 수 있도록 별제 제9호서식의 기록물점검계획서를 작성하고 이에 따라 기록물을 점검하여야 한다.<2006.7.25 개정>

④ <2022.3.00. 삭제>

⑤기록물관리부서에서는 서고에 대하여는 연1회이상 서고 전체에 대한 살균소독을 실시하여야 한다.<2006.7.25 개정>

제37조(기록물의 이관) ①기록물분류기준표에 이관대상으로 분류된 기록물은 처리부서에서 보존기간의 기산일부터 2년의 범위내에서 보존한 후 기록물관리부서로 이관한다.<2006.7.25 개정>

② <2022.3.00. 삭제>

제38조(문서의 대출) <2022.3.00. 삭제>

제7절 문서의 폐기 및 정리

제39조(문서의 폐기) ①규정 제30조에 규정에 의하여 문서를 폐기하는 때에는 별지 제15호 서식에 그 내용을 기재하여야 하며, 폐기대상문 서에는 별표 13의 폐기인을 찍어야 한다.

②공사내 부서 상호간에 수발되는 분서로서 처리부서가 접수한 문 서에 대하여는 이를 처리 완결한 때에는 문서접수대장에 폐기내용 을 기재한 후 이를 폐기할 수 있다.

제40조(폐기문서의 활용) 폐기문서는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 소각하지 아니하고 재생, 활용할 수 있다.

제41조(기록물의 정리) ①규정 제31조에 규정에 의한 문서의 정리는 매년 2월부터 3월 사이에 10일 이상의 기간을 정하여 정기적으로 실시하되, 이의 실시에 관하여 필요한 사항은 기록물관리내규에서 정하는 바에 의한다.

②사장은 문서를 정리할 필요가 있다고 인정하는 때에는 제1항의 규정에 의한 정리 외에 수시로 이를 실시할 수 있다.

제3장 직 인 관 리

제42조(직인의 재료) 직인의 재료는 쉽게 마멸되거나 부식되지 아니하는 재질을 사용하여야 한다.

제43조(직인의 사용) 직인은 그 직의 서리도 이를 사용할 수 있다.

제44조(찍는위치) 직인은 그 기관 또는 직위의 명칭의 끝자가 인영의 가 운데 오도록 찍는다. 다만, 민원서류를 발급하는 직인의 경우에는 발급자명의 표시의 오른쪽 여백에 찍을 수 있다.

제45조(인영의 내용) 직인의 인영은 한글 전서체로 하여 가로로 새기되, 그 기관 또는 직위의 명칭에 “인” 또는 “의인”자를 붙인다. 다만, 민원업무 등 특수업무를 처리하기 위한 직인은 그 업무 집행목적에 한하여 사용되는 것임을 그 직인의 인영에 명시하여야 한다.

제46조(직인의 교부, 등록) ①규정 제35조의 규정에 의하여 직인을 교부 받고자 하는 부서는 별지 제18호 서식에 의하여 직인관리부서에 교 부신청을 하여야 한다.

②직인관리부서는 제1항의 규정에 의하여 직인을 교부하는 때에는 별지 제19호 서식의 직인대장에 그 인영을 등록하여 보존하여야 한다.

제46조의 2(전자직인의 등록 및 관리) ①전자이미지직인을 사용하고자 하는 부서는 별지 제24호 서식에 의하여 전산주관부서에 등록(재등록을 포함한다.)하여 컴퓨터 화일로 관리하여야 한다.

②각 부서장은 전자이미지직인이 위조 또는 부정 사용되지 않도록 필요한 안전장치를 하여야 한다.

제47조(재교부 신청 및 폐기신고) ①규정 제36조의 규정에 의하여 직인 의 재교부 요청 및 페기신고는 별지 제18호 서식에 의한다.

②직인관리부서는 직인을 재교부하거나 폐기하는 때에는 직인대장에 그 사실을 기재하고, 그 인영을 등록하여 보존하여야 한다.

제48조(공고의 내용) 직인부서는 규정 제37조의 규정에 의하여 직인을 공고하는 때에는 다음 사항을 명시하여야 한다.

1. 직인의 교부, 재교부 또느 폐기사유

2. 교부, 재교부직인의 최초 사용연월일 또는 폐기직인의 폐기연월일

3. 교부, 재교부 또는 폐기직인의 직인명 및 인영

제49조(인영의 인쇄사용) ①처리부서의 장은 규정 제21조 제2항의 규정 에 의하여 직인의 인영을 인쇄하고 사용하고자 하는 때에는 직인을 관리하는 부서의 장과 협의하여야 한다. 이 경우 업무수행에 지장이 없다고 인정되는 때에는 문서의 크기나 용도에 따라 인여의 크기를 적절하게 축소 인쇄하여 사용할 수 있다.

②처리부서의 장은 제1항의 규정에 의하여 직인의 인영을 인쇄하여 사용 한 때에는 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 별지 제 20호 서식의 직인인쇄용지관리대장을 비치하고 그 사용내역을 기록, 유 지하여야 한다.

제4장 협 조 사 무

제50조(적용범위의 제외대상) 부서간의 업무협조에 있어서 규정 제2조 단서의 “다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우”라 함은 다른 규정 에 부서간의 업무협조에 관하여 협조요청사항 및 협조의무사항을 구체적으로 규정한 경우를 말한다.

제51조(문서에 의한 협조) ①규정 제48조 제2호의 규정에 의하여 회의 등에 의한 협조를 요청하는 부서는 회의 등의 안건 및 관계자료를 회의 개최 5일전까지 관계부서에 송부하여 미리 그 내용을 검토할 수 있도록 하여야 한다.

②관계부서와의 업무협조를 종결시키고자 하는 회의 등에 참석하는 관계 직원은 회의 등의 안건에 관하여 미리 결재권자의 승인을 얻어야 하며, 필요한 때에는 문서로 의견을 제출할 수 있다.

③회의등에 의한 업무협조를 요청한 부서는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 별지 제21호 서식의 회의록에 회의 등의 내용을 기록, 유지 하여야 한다.

제52조(회의 등에 의한 협조) ①규정 제48조 제2호의 규정에 의하여 회 의 등에 의한 협조를 요청하는 부서는 회의 등에 안건 및 관계자료 를 회의개최 5일전까지 관계부서에 송부하여 미리 그 내용을 검토 할 수 있도록 하여야 한다.

②관계부서와의 업무협조를 종결시키고자 하는 회의 등에 참석하는 관계 직원은 회의등의 안건에 관하여 미리 결재권자의 승인르 얻어야 하며, 필요한 때에는 문서로 의견을 제출할 수 있다.

③회의 등에 의한 업무협조를 요청한 부서는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 별지 제21호 서식의 회의록에 회의 등의 내용을 기록, 유지 하여야 한다.

제53조(공동작업반편성 등에 의한 협조) 규정 제48조 제3호의 규정에 의하여 공동작업반편성 등을 위한 인원의 지원을 요청받은 부서는 특 별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 이에 응하여야 한다.

제54조(전화등에 의한 협조) 규정 제48조 제4호의 규정에 의하여 전화등에 의한 협조를 하는 경우에는 별지 제22호 서식의 전화 및 구두협 조 처리문을 작성하여야 한다.

제5장 서 식 관 리

제55조(서식설계기준) 서식의 설계기준은 별표 18과 같다.

제56조(지질 및 단위당 중량 결정기준) 규정 제57조 제3항의 규정에 의 한 서식용지의 지질 및 단위당 중량을 결정하는 때에는 별표19의 기준과 다음 사항을 참작하여야 한다.

1. 사용목적

2. 보존기간 및 보존방법

3. 기재방법

4. 복사방법 및 복사매수

5. 사용빈도

6. 사무자동화기기의 활용여부

제57조(서식승인신청 등) 각 부서의 장은 규정 제57조의 규정에 의하여 서식의 승인을 신청하는 때에는 별지 제23호 서식의 서식 제원표 2 부를 첨부하여야 한다.

제58조(승인서식의 표시 및 관리) 서식을 승인한 때에는 별지 제23호 서식제원표와 당해 서식에 별표 14의 시식승인필인을 찍어 신청부서 에 송부하고 승인된 서식을 업무기능별로 별지 제24호의 서식승인 대장에 기재하여 관리하여야 한다.

부 칙

이 내규는 공사설립일로부터 시행한다.

부 칙<2006.7.25 개정>

이 내규는 2006년 7월 25일부터 시행한다.

부 칙<2022.4.20 개정>

이 내규는 2022년 4월 20일부터 시행한다.

【별표1(제6조 관련)】<삭제 2006.7.25 >

【별표2(제8조 제1항관련)】<삭제 2006.7.25>

【별표3(제8조 제2항관련)】<삭제 2006.7.25>

【별표4(제15조 관련)】

간 이 결 재 인

( * 직위명칭 및 결재란의 수는 기관에 따라 적절하게 조정 사용)

【별표5(제19조 관련)】<삭제 2006.7.25>

【별표6(제20조 제12항관련)】

보 안 검 토 필 인

【별표7(제21조 제3항관련)】 <삭제 2006.7.25>

【별표9(제24조 제2항관련)】 < 2006.7.25 개정>

직 인 생 략 의 예

【별표10(제26조 제1항관련)】

송 신 필 인

【별표11(제29조 제1항관련)】 <삭제 2006.7.25>

【별표12(제29조 제1항관련)】 <삭제 2006.7.25>

【별표13(제39조 제1항관련)】

폐 기 인

5cm

【별표14(제58조 관련)】

서식승인(통제) 필인

5cm

【별표15(제9조 관련)】<삭제 2006.7.25>

【별표16(제36조 제6항관련)】<삭제 2006.7.25>

【별표18(제55조 관련)】

서식의 설계기준

【별표19(제56조 관련)】

서식용지의 사용용도별 지질ㆍ중량기준

【별지 제1호 서식(제3조 2호 관련)】

【별지 제2호 서식(제12조 관련)】<개정 2006. 7. 25>

일반기안문(시행문겸용) 통합서식

기 관 명

수신자 ( )

(경유)

제 목

발 신 명 의 (인)

기안자(직위/직급) 서명 검토자(직위/직급) 서명 결재권자(직위/직급) 서명

협조자(직위/직급) 서명

시행 처리과명-일련번호(시행일자) 접수 처리과명-일련번호(접수일자)

우 주소 / 홈페이지 주소

전화 ( ) 전송( ) / 담당자의 공식 전자우편조수/공개구분

210㎜×297㎜(보존용지(2종) 70g/㎡), (일반용지 60g/㎡(재활용품)) 또는 (보존용지(1종) 70g/㎡)

【별지 제3호 서식(제21조 1호 관련)】<2006.7.25 개정>

기 록 물 등 록 대 장

【별지 제4호 서식(제22조 관련)】<삭제 2006. 7. 25>

【별지 제5호서식(제25조 4항 관련)】<삭제 2006. 7. 25>

【별지 제6호서식(제29조 2항 관련)】

문 서 영 수 증

【별지 제7호서식(제31조 제1항 관련)】<삭제 2006. 7. 25>

【별지 제8호서식(제32조 제1항 관련)】<삭제 2006. 7. 25>

【별지 제9호서식(제32조 제1항 관련)】<삭제 2006. 7. 25>

【별지 제10호서식(제32조 제2항 관련)】<삭제 2006. 7. 25>

【별지 제11호서식(제32조 제2항 관련)】<삭제 2006. 7. 25>

【별지 제12호서식(제33조 제1항 관련)】<삭제 2006. 7. 25>

【별지 제13호서식(제33조 2항 관련)】

색 인 목 록

문서실 제목

【별지 제14호서식(제36조 제2항 관련)】<삭제 2006. 7. 25>

【별지 제15호서식(제36조 제4항 관련)】<삭제 2006. 7. 25>

【별지 제16호서식(제37조 1항 관련)】<삭제 2006. 7. 25>

【별지 제17호서식(제38조 2항 관련)】<삭제 2022. 3. 00 >

【별지 제18호서식(제46조 제47조 관련)】

기 관 명

문서번호 (전화번호)

시행일자

수 신 발 신 󰄫

참 조

□ 직인교부(재료부) 신청

제 목

□ 직인폐기신고

【별지 제19호서식(제46조 제2항 관련)】

직 인 대 장

【별지 제20호서식(제49조 제2항 관련)】

직인인쇄용지관리대장